Voorbeeld Power Automate flow: download een export bestand iedere dag voor PowerBI

AuditCase zet iedere dag automatisch een exportbestand klaar van alle klanten (standaard gebeurt dit 22:00) en dit kan de basis zijn voor een overzicht in bijvoorbeeld PowerBI.

 

PowerBI kan dit bestand bijvoorbeeld standaard inlezen vanaf OneDrive, maar hoe krijg je nu het bestand op de juiste plek in PowerBI?

 

Dit kan met PowerAutomate. Hieronder staat in het kort beschreven hoe je dit kunt doen. Dit zijn de stappen die we minimaal gaan opnemen in deze flow:

mceclip0.png

 

1. Maak een nieuwe 'scheduled' flow aan en geef deze een begrijpelijke naam. In bovenstaande voorbeeld is dit "downloadFullAuditCaseCRMdatatoOneDrive".

 

2. Je begint bij een Scheduled flow met een 'Recurrence' oftewel je geeft aan hoe vaak deze flow moet draaien. In dit voorbeeld is dat één keer dag en dan bijvoorbeeld 's ochtends om 04:30:

mceclip1.png

 

3. Vervolgens moet je regelen dat er een token is voor het ophalen. Dit regel je in het persoonlijk profiel  onder applicatie instellingen (link: https://changetocomm.zendesk.com/hc/nl/articles/115004349853-Persoonlijk-profiel) en initialiseer je hier een variable voor:

mceclip2.png

 

4. De daadwerkelijke aanroep naar AuditCase met daarin het token. De url in dit voorbeeld natuurlijk vervangen door uw eigen url (in dit voorbeeld is dit het onderdeel: https://demo.changetocomm.nl). Het is belangrijk dat het woord "Bearer " is opgenomen in de Authorization header en daarachter de token:

mceclip3.png

 

5. Tot slot komt de controle of het ophalen geslaagd is afvangen (dat doen we met een conditie). Als de statuscode 200 is, dan is de aanroep geslaagd).

 

Zo ja, dan openen we een OneDrive map, geven we de bestandsnaam aan en kunt u door middel van Dynamische content het resultaat ophalen en wegschrijven:

mceclip4.png

Op deze manier wordt het exportbestand iedere dag automatisch overschreven en heeft het voor PowerBI altijd dezelfde naam zodat deze ingelezen kan worden.

 

Mogelijk gemaakt door Zendesk