Klantaanvraag procedure - mogelijkheden in AuditCase

In AuditCase kennen we de klantacceptatie workflow ter ondersteuning van de Wwft. In dit artikel willen we ingaan op de (mogelijke) procedurele invulling, praktisch gebruik en ook op enkele handige mogelijkheden die AuditCase hiervoor biedt. De functionele werking wordt in een ander artikel uitgelegd. 

Configuratie en inrichting vooraf..

Om een goede klantacceptatie procedure te hanteren zijn er een aantal configuratie zaken die in AuditCase vooraf kunnen worden gedaan en hier zullen we eerst op ingaan.

Inrichting groepen 

Tijdens de workflow worden een aantal statussen doorlopen voordat een klant daadwerkelijk klant is. Via enkele goedkeuringsslagen zal dit gedaan worden en dit vereist invulling van een aantal groepen in AuditCase:

  • Relatiebeheer: De groep relatiebeheer mag klanten wijzigen en aanmaken.
  • Klantgoedkeurders: De klantgoedkeurder dient te worden aangegeven bij de klantaanvraag en deze bepaald of de klant wordt goedgekeurd (of afgekeurd).
  • Centrale Administratie: Wanneer de klant is goedgekeurd door de klantgoedkeurder komt deze bij de Centrale Administratie die de status (na controles en eventuele aanpassingen) naar Klant kan omzetten.
  • Compliance Officers: De klantaanvraag kan door de klantgoedkeurder, in geval van twijfel of wanneer hier bepaalde redenen voor zijn, doorgestuurd worden naar de Compliance Officer die de klantaanvraag op zijn beurt kan beoordelen.

 

Vooraf kan worden bepaald wie welke rol vervult en dus in een bepaalde groep terecht moet komen om de verschillende acties te kunnen/mogen doen.

Gebruik sjablonen

Tijdens het proces worden er verschillende documenten aangemaakt die nodig zijn. Zo is een belangrijk onderdeel in het klantacceptatie proces het cliëntenonderzoek. Dit gebeurt door middel van een vragenlijst welke doorlopen dient te worden (in de meeste gevallen is een dergelijke vragenlijst al in gebruik bij het kantoor). In AuditCase is er de mogelijkheid om een vragenlijst, maar ook andere documenten die nodig zijn, zoals een onafhankelijkheidsverklaring, als sjabloon op te nemen welke op een bepaald moment tijdens de workflow kan worden gebruikt en in het dossier van de klant wordt opgeslagen.

Maak een sjabloon voor de cliëntacceptatie*
Maak een sjabloon aan in AuditCase met o.a. de volgende waarden/eigenschappen:

- titel: Cliëntacceptatie
- template type: Microsoft Word
- type sjabloon: Dossier
- inhoud: de vragenlijst (Word-template) als bijlage in het AuditCase sjabloon

* Indien de WWFT app in gebruik is dan is een dergelijk sjabloon niet nodig


N.B. Ook een sjabloon voor een opdrachtbevestiging / letter of engagement is een veel gebruikt sjabloon in het proces. 


Procedure 

Naast de inrichting is het goed om te beschrijven wie wat doet en op welk moment. Zo kan o.a. afgesproken worden:

  • welke gegevens van de klant minimaal geregistreerd dienen te worden (bijv. t.b.v. koppelingen);
  • waar de informatie vandaan komt;
  • in welke volgorde de acties worden uitgevoerd;
  • waar de documenten worden opgeslagen.

 

Op deze manier kunnen de stappen snel/efficiënt worden doorlopen en kan er snel worden gestart met de werkzaamheden voor de klant. In onderstaande stappen gaan we in op de praktische stappen die worden doorlopen bij de klantaanvraag bij een mogelijke inrichting.

 

De klantaanvraag in stappen

Een klantaanvraag kan gestart worden vanuit verschillende statussen. Het is mogelijk dat de klantaanvraag wordt gestart vanuit een reeds bestaande suspect of prospect, maar het is ook mogelijk dat de klant nog aangemaakt dient te worden.

Tip
Voor het aanmaken van een klant bestaat er een handige optie in AuditCase:
'Klant (bedrijf) - via KvK nummer'

In dit artikel wordt deze methode beschreven.


Klantstatus naar klantaanvraag

Voordat de klantaanvraag wordt gestart, wordt allereerst de status van de klantkaart gewijzigd naar 'Klantaanvraag'. In deze fase (tijdens deze status) wordt alle informatie verzameld die nodig is en ingevuld op de klantkaart. Onder andere wordt ook de Goedkeurder bepaald die uiteindelijk controleert of de gegevens compleet en correct zijn om de aanvraag vervolgens goed te keuren. Deze persoon krijgt dan middels een notificatie ook het signaal zodra de actie Klantaanvraag wordt gestart.


Wwft registratie

De WWFT registratie kan in AuditCase worden gedaan maar hiervoor bestaat nog een andere mogelijkheid om dit (deels) in te vullen waar we in dit artikel ook op in zullen gaan. De 'basis' registratie welke op de klantkaart in AuditCase wordt gedaan is in ieder geval gedaan want zo kunnen verschillende overzichten worden gebruikt: 

  • waar is de wwft registratie nog nodig
  • waar is de wwft registratie al gedaan
  • welke ‘hoog-risico’ klanten zijn er

 

Andere onderdeel dat sowieso kan worden gedaan is het KvK uittreksel voor in het dossier van de klant. In het onderdeel wwft registratie binnen AuditCase komen zowel het opvragen van het kvk uittreksel als het compleet melden van de wwft registratie op de klantkaart aan bod. 

De status is klantaanvraag en ondertussen kan dus de nodige informatie voor de klantacceptatie worden verzameld. Op dit punt zijn er verschillende mogelijkheden voor wat betreft de inhoudelijke wwft-registratie: 

  • Wwft registratie door middel van de wwft-app in CaseWareCloud
  • Wwft registratie binnen AuditCase

Wwft registratie door middel van de Wwft app

Om het Wwft-proces zo efficiënt mogelijk en volgens de wet- en regelgeving te laten verlopen, heeft CaseWare de cloud-app WWFT+ ontwikkeld waarin de registratie wordt gedaan. In dit geval wordt de registratie in de cloud-app gedaan en dient de klantaanvraag eerst doorgezet te worden naar CaseWareCloud. Tijdens de klantaanvraag wordt de koppeling in AuditCase met CaseWareCloud gelegd voor de betreffende klantaanvraag en de klant zal direct worden aangemaakt in CaseWareCloud. Vanuit de cloud-app kan nu de vragenlijst voor de betreffend klant worden gestart en verder worden opgepakt.

mceclip0.png

 

Aandachtspunt
Zodra de klant is doorgezet naar CaseWareCloud is het ook mogelijk om contactpersonen door te zetten vanuit AuditCase. Echter is dit doorgaans niet gewenst. In principe gaat het nog om een klantaanvraag en wil je dat de ‘klant’ nog geen notificaties etc. ontvangt. Indien de contactpersoon is aangemaakt in AuditCase is het dus belangrijk dat deze nog niet wordt aangemerkt voor de koppeling. Het aanmaken van een contactpersoon voor de wwft registratie wordt hieronder beschreven.

N.B. In komende AuditCase versies staat verdere integratie met o.a. de wwft-app op de planning.

Wwft registratie binnen AuditCase

AuditCase heeft in principe niet de uitgebreide functionaliteit voor de wwft registratie, maar biedt wel verschillende mogelijkheden en specifieke functies om dit te kunnen doen.

Vragenlijst cliëntacceptatie met sjabloon

Hier kan het sjabloon, dat is voorbereid, voor de vragenlijst voor worden gebruikt. Via de actie 'Dossierstuk - Sjabloon' kan de vragenlijst worden gestart, gevuld en opgeslagen in het dossier.

Registratie Wwft dossierstuk
AuditCase bevat een mogelijkheid om een Wwft dossierstuk aan te maken (per jaar kan een registratie worden gemaakt) waarop specifieke Wwft registratie kan worden gedaan. Deze registratie heeft daarbij een simpele workflow (voor aanvragen en goedkeuren).

De gevulde vragenlijst kan in deze Wwft registratie worden opgenomen en enkele extra zaken waaronder de vertegenwoordiger(s) en UBO('s)  worden (later) op dit document ingevuld. 

Registratie contactpersonen
De verschillende te identificeren personen zoals de bestuurder of de UBO kunnen als contactpersoon in AuditCase worden geregistreerd. Deze kunnen vervolgens in het Wwft dossierstuk worden aangegeven. Het dossierstuk kan ter goedkeuring worden verstuurd. 

KvK uittreksel in dossier
Zodra er een KvK uittreksel beschikbaar is kan deze worden opgeslagen in het dossier van de klant. 

Tip
Voor het opvragen en opslaan van het KvK uittreksel bestaat er ook een optie:
'KVK uittreksel ophalen bij Company.info'

In dit artikel wordt deze functie uitgelegd.


Wwft identificatie compleet
Wanneer de Wwft registratie helemaal compleet is kan dit aangegeven worden op de klantkaart. Op het tabblad Wwt kan dit als compleet worden gemarkeerd via het veld 'Wwft identificatie en verificatie compleet'

 

Actie klantaanvraag uitvoeren..

Nu de Wwft informatie compleet is en de klantkaart de status Klantaanvraag heeft kan de klantaanvraag worden gedaan. De actie op de klantkaart 'Klantaanvraag' kan worden uitgevoerd en de goedkeurder krijgt nu een notificatie hiervan. Ook heeft hij al het Wwft dossierstuk ter goedkeuring mogelijk aangeboden gekregen. 

De goedkeurder kan nu:

  • de gegevens controleren op de klantkaart;
  • het wwft dossierstuk controleren;
  • de benodigde stukken controleren op aanwezigheid (KvK uittreksel / vragenlijsten etc.)


Klant goedkeuren

Indien alles in orde is kan door middel van de actie 'Goedkeuren' de klantaanvraag worden goedgekeurd. De aanvraag zal nu bij de Centrale Administratie terecht komen en na het goedkeuren dient er dan ook iemand van de Centrale Administratie te worden gekozen voor de laatste stap in het aanvraagproces.

Het is ook mogelijk dat de klantgoedkeurder twijfelt of dat er andere redenen zijn dat de klantaanvraag wordt voorgelegd bij de Compliance Officer. 


Centrale Administratie

De klantstatus is nu Centrale Administratie en de verschillende (laatste) administratieve handelingen kunnen in deze status worden uitgevoerd:

  • Opdrachtbevestiging eerst naar de klant versturen / en getekend terug ontvangen (zie tip);
  • Controle gegevens / bepalen klantnummer etc.;
  • Controle of klant aangemerkt is voor de gewenste gekoppelde pakketten;
  • Aanmaken klant in niet gekoppelde pakketten.

 

Tip
Voor de opdrachtbevestiging in AuditCase kan een sjabloon worden gebruikt.
Het gemaakte document kan vervolgens worden ingestuurd naar ValidSign
ter digitale ondertekening.

Door middel van deze koppeling verloopt het ondertekeningsproces nog sneller.
Meer informatie hierover is te vinden in dit artikel.

 

Zodra de gegevens gecontroleerd zijn en de opdrachtbevestiging getekend ontvangen is, dan kan de status worden aangepast naar Klant en is het proces afgerond. Vanaf dit moment zullen de koppelingen actief worden en zullen de gegevens in beschikbare koppelingen overgezet worden en hierin gebruikt. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mogelijk gemaakt door Zendesk