Kantoor, organisatie en administratieve eenheid

In AuditCase registreren we op het klantformulier op het tabblad Intern de velden "Kantoor", "Organisatie" en in sommige gevallen 'Administratieve eenheid'. Vanwege de verschillende functies in AuditCase welke direct samenhangen met deze velden (in het bijzonder het veld "Kantoor") gaan we in dit artikel in op deze velden en de samenhang met de functies in AuditCase.

mceclip0.png

Algemeen

In AuditCase worden bij het vastleggen van een klant of relatie o.a. het kantoor en de organisatie vastgelegd. Deze velden zijn terug te vinden op het tabblad Intern. In de configuratie kunnen meerdere organisaties en kantoren (ook wel vestigingen) worden geregistreerd zodat deze op de klantkaart kunnen worden gekozen. 

Deze velden geven in ieder geval aan bij welk kantoor (vestiging) en organisatie de klant geregistreerd is. Maar de velden hebben meer functies binnen AuditCase en daarom is het belangrijk om bij de inrichting hiervan rekening te houden. Een belangrijke overweging is bijvoorbeeld de autorisatie die op basis van o.a. kantoren geregeld wordt in AuditCase. Hier gaan we verderop in het artikel in.

 

Organisatie

De verschillende organisaties welke worden geregistreerd hebben in ieder geval drie functies:

  • In overzichten (in de relatiemodule) is terug te zien welke klanten er bij een organisatie behoren;
  • In combinatie met het kantoor kunnen verschillende adressen geregistreerd worden t.b.v. ondertekening;
  • Configuratie voor koppelingen;

 

Allereerst kunnen in de relatiemodule klanten onder de organisatie worden teruggevonden. Zo bestaat er een weergave in de relatiemodule die een overzicht geeft van de klanten per organisatie. Verder kunnen op het persoonlijk profiel van medewerkers de organisatie en de vestiging voor fysiek adres (het kantoor) worden aangegeven. Op het persoonlijk profiel kunnen de organisatie en de vestiging voor fysiek adres worden aangegeven. De gekozen organisatie en de vestiging bepalen het adres dat in de ondertekening in correspondentie gebruikt wordt wanneer deze zijn ingericht op de sjablonen in AuditCase. In AuditCase leggen we in de configuratie voor de combinaties van organisatie en kantoor de adressen vast die in de ondertekening weer kunnen worden gebruikt.

 

Configuratie voor koppelingen

Wanneer er koppelingen actief zijn naar andere pakketten dan is het in sommige gevallen mogelijk om deze zo in te richten dat ze per organisatie werken.

 

Voorbeeld: Alleen de klanten onder organisatie A gaan 'mee' in de koppeling


Kantoor

Net als bij de organisatie kunnen de klanten onder een kantoor worden teruggevonden. Echter zijn er meer functies die van het kantoor afhankelijk zijn.

 

  • Autorisatie per kantoor / vestiging;
  • Koppeling aan IC en UC modulen;
  • Configuratie voor koppelingen;
  • Configuratie van adressen voor ondertekening;

 

Autorisatie per kantoor

De autorisatie in AuditCase wordt deels bepaald door de configuraties in de autorisatiemodule. Deze autorisatiemodule heeft als doel om de inrichting van de autorisatie op dossiers te regelen (wie mag welke stukken zien/wijzigen). Deze configuratie wordt hoofdzakelijk gedaan per kantoor. Oftewel, de autorisatie op een dossier wordt bepaald door het kantoor dat bij de klant is vastgelegd. 

De bepaling van in te richten kantoren is dus een belangrijke overweging bij de inrichting. Hierbij is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een kantoor in te richten voor intern. Als naamgeving wordt 'Intern' gebruikt en de autorisatie kan hierop worden ingericht. 

Koppeling inkomende- en uitgaande correspondentie modulen

Het is mogelijk (niet noodzakelijk) om in de configuratie vast te leggen dat elk kantoor een eigen module voor inkomende- of uitgaande correspondentie krijgt.

Oftewel, de stukken voor een klant onder kantoor A, worden in de module voor kantoor A opgeslagen worden.

Dit is voor zowel de inkomende- als uitgaande correspondentie mogelijk. Het is hier vervolgens ook nog mogelijk om een aangepaste autorisatie op toe te passen. Deze afscherming heeft dan betrekking op de stukken die onder handen zijn en nog niet in het dossier terecht zijn gekomen (daar geldt de autorisatie die voor de dossiers is ingesteld).

Medewerkers van kantoor A zien alleen de stukken van kantoor A.

Configuratie voor koppelingen

Wanneer er koppelingen actief zijn naar andere pakketten dan is het in sommige gevallen mogelijk om deze zo in te richten dat ze per kantoor werken.

 

Voorbeeld: Alleen de klanten onder kantoor A gaan 'mee' in de koppeling
Voorbeeld 2: Klanten onder kantoor A gaan naar administratie A van de betreffende koppeling

 

Configuratie van adressen voor ondertekening

Al eerder genoemd bij Organisatie is de ondertekening. Door het configureren van adressen bij de kantoren (in combinatie met de organisatie) wordt het mogelijk dit in de ondertekening te gebruiken.

In bijvoorbeeld het e-mail sjabloon wordt het adres optioneel opgenomen in de ondertekening, en dit adres wordt vervolgens opgehaald op basis van het kantoor en de organisatie die de betreffende gebruiker op zijn profiel heeft ingericht.

 

Administratieve eenheid

Naast de velden 'organisatie' en 'kantoor' bestaat er nog het veld 'administratieve eenheid' op dit tabblad. Dit veld heeft als functie om een andere, administratieve, verdeling te hanteren naast kantoor of organisatie. Dit is gebruikelijk wanneer de klanten onder verdeeld worden ten behoeve van de administratieve verrekening.

 

De configuratie/inrichting van dit veld kan van alles zijn en zal dus betrekking hebben op de administratieve benamingen die worden gehanteerd binnen de organisatie. De term 'kostenplaats' wordt ook wel gebruikt. Het veld wordt dus voornamelijk ingericht en gebruikt voor koppelingen; bijv. de klant met administratieve eenheid A gaat naar administratie A in een geconfigureerde koppeling.

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk