Archiveren van e-mails voor een collega

Dit artikel beschrijft hoe je met behulp van Outlook (Windows en/of Web) e-mails voor een collega kunt archiveren. We leggen dit uit aan de hand van de volgende situatie:

 

Collega 1 krijgt e-mails en wil deze laten archiveren voor Collega 2.

 

Voorbereiding Collega 1:

1. Collega 1 maakt een map in zijn/haar mailfile met bijvoorbeeld de naam: "Graag archiveren naar dossier" en voegt deze toe aan zijn/haar favorieten. Dit kan ook met de inbox van Collega 1 wanneer Collega 2 zelfstandig kan bepalen welke e-mails gearchiveerd moeten worden.

 

Collega 1 hoeft nu alleen nog e-mails van zijn/haar inbox naar deze map te verplaatsen.

 

Voorbereiding Collega 2 (degene die archiveert):

1. Collega 2 opent de mailfile van Collega 1 en voegt de eerder aangemaakte map "Graag archiveren naar dossier" door Collega 1 toe aan zijn/haar favorieten.

 

2. Collega 2 maakt een map in zijn/haar mailfile met bijvoorbeeld de naam: "Tijdelijke map voor archiveren andere gebruikers" en voegt deze toe aan zijn/haar favorieten.

 

Stappen archiveren door Collega 2:

3. Open de map die aangemaakt is in stap 1 hierboven en verplaats deze naar de map uit stap 2. Doordat beide mappen als favoriet zijn aangemaakt, kun je deze eenvoudig verslepen. Klik voor de zekerheid even op "Alle mappen verzenden/ontvangen" wanneer u in de Outlook voor Windows client werkt.

 

4. Open de e-mail in map 2 en gebruik de invoegtoepassing van AuditCase om deze te archiveren. Wanneer deze gearchiveerd is dan krijgt deze een indicatie van AuditCase via een categorie.

 

5. Wanneer de categorie "AuditCase Gearchiveerd" op de e-mail staat, verplaats dan de e-mail weer terug naar de eerste map. Collega 1 kan in deze map zien dat de e-mails gearchiveerd zijn en kan daarna de e-mails verwijderen of naar een andere map verplaatsen.

 

Link naar de video: https://youtu.be/IU-l0rFSqIk

Ingesloten video (pas de kwaliteit rechtsonder even aan naar 720p als de tekst slecht leesbaar is):

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk