Automatische taken - Acties

Vervolgens kunt u acties instellen in AuditCase die moeten gebeuren na een bepaalde gebeurtenis. Hier zijn momenteel twee mogelijkheden voor:

1. Taak aanmaken

U kunt ervoor kiezen om een nieuwe taak aan te laten maken in AuditCase zelf. Wanneer u voor deze optie kiest dan is bijna alles aan de nieuwe taak in te stellen: de omschrijving van de taak, de uitvoerder, de eigenaar, de begin- en eindatum, etc.

 

mceclip0.png

 

U kunt bij deze instellingen gebruik maken van 'smart values' oftewel 'slimme velden' die door AuditCase bijgehouden worden. Zoals bepaalde medewerkers die geregistreerd staan bij de klant in het CRM van AuditCase, een datum berekening, een omschrijving van een voorgaande taak, de datum waarop gecontroleerd wordt, etc. Alle mogelijkheden staan onderin het formulier toegelicht.

Zo kunt bijvoorbeeld:

  • Een taak aanmaken met de klantnaam of status in het onderwerp zodat u eenvoudig kunt zien over welke klant het gaat.
  • Een taak aanmaken met als startdatum de einddatum van de voorgaande taak + 7 dagen (voor een taak die wekelijks terugkeert). Idem voor x maanden, kwartalen en jaren
  • Een taak aanmaken met als omschrijving de omschrijving van de voorgaande taak.
  • Door middel van de labels kunt u ook taken in meerdere stappen definiëren: taak X met label "Stap 1" is wellicht de eerste taak, maar deze kan dan taak Y met "Stap 2" initiëren en zo verder.

 

Zie ook het artikel "Voorbeelden" voor inspiratie.

 

2. Zapier koppeling

Een tweede optie is om externe pakketten te koppelen aan AuditCase door middel van Zapier: https://zapier.com

Dit is een internet platform met duizenden applicaties die hierop aangesloten kunnen worden. Zie hieronder een beperkte selectie:

mceclip2.png

 

U kunt hierop een gratis account nemen om hiermee te experimenteren en eventueel neemt een betaald account (18 euro per maand) om gebruik te maken van extra mogelijkheden zoals geavanceerde filters en grote aantallen automatiseringen.

 

Het gaat iets te ver om alle mogelijkheden van Zapier te beschrijven, maar alle gebeurtenissen die we eerder beschreven hebben, zijn beschikbaar in Zapier wanneer u toegang hebt tot de AuditCase app. Heeft u deze toegang nog niet, neem dan even contact met ons op.

Hieronder hebben we een voorbeeld ingericht dat wanneer er een taak veranderd qua status dat er dan een bericht in een kanaal in Microsoft Teams wordt gepost. Bijvoorbeeld bij het binnenhalen van een nieuwe opdracht. 

mceclip0.png

De mogelijkheden van Zapier zijn verder werkelijk oneindig. U kunt e-mails laten sturen, een SMS-bericht instellen, een ander Marketing CRM systeem koppelen en ga zo maar door. Natuurlijk helpen we u daarbij graag op weg.

 

N.B. Nadat u een integratie minimaal 6 maanden niet heeft gebruikt, wordt deze automatisch opgeschoond uit AuditCase.

 

Zie ook het voorgaande artikel over Automatische taken: Gebeurtenissen en filters

Zie ook het volgende artikel over Automatische taken: Voorbeelden 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk