In AuditCase is het mogelijk om documenten overal met elke smartphone of pc te laten ondertekenen via ValidSign. Het gewenste document wordt naar ValidSign gestuurd en wanneer de aangegeven ondertekenaars deze ondertekend hebben komt het document ondertekend terug in AuditCase.
Aanbieden ter ondertekening
Wanneer de koppeling met ValidSign eenmaal gemaakt is kunnen documenten gemakkelijk worden aangeboden ter ondertekening.
Bij een bestaand of bij het aanmaken van een nieuw dossier (of correspondentie) stuk kan in het veld "Insturen naar ValidSign" 'Ja' geselecteerd worden. Daarmee geef je aan dat het bestand naar ValidSign ingestuurd mag worden ter ondertekening. Dit gebeurt dan meteen nadat op "Bewaren" is geklikt.
Ondertekenaars
Wanneer je insturen op 'Ja' hebt gezet kunnen er ook ondertekenaars gekozen worden. Er kunnen alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij een e-mail adres is ingevoerd. Ondertekenaars kunnen contactpersonen of medewerkers zijn. Voor klant-personen moet eerst een gekoppeld contactpersoon worden gemaakt die vervolgens kan tekenen.
SMS authenticatie
Wanneer je de SMS authenticatie op 'Ja' zet dan kunnen er alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij ook een telefoonnummer is ingevoerd.
Grafische handtekening
Vanaf versie 11.6 zal er een grafische handtekening worden vereist tijdens het ondertekenen door interne medewerkers. Dit is optioneel ook in te schakelen voor het ondertekenen door uw klant. Zet de optie op 'Ja' om voor iedereen een grafische ondertekening te vereisen.
In volgorde laten ondertekenen
Vanaf versie 11.6 kan er worden aangegeven of er in de aangewezen volgorde van ondertekenaars ook ondertekent moet worden.
Het document
ValidSign accepteert alleen PDF documenten. In het PDF document dient op de plek waar de handtekening(en) komen verborgen (witte tekst) toegevoegd te worden. Meer over het exporteren van een Word-document naar PDF in dit artikel.
Deeldocument
Veel documenten die ter ondertekening worden verstuurd, bevatten pagina's die aan derden ter beschikking moeten worden gesteld na ontvangst, goedkeuring en ondertekening door de klant. Denk bijvoorbeeld aan goedgekeurde jaarrekeningen.
Wanneer Adobe Acrobat wordt gebruikt voor het lezen van het document, bestaat de mogelijkheid relevante delen per pagina te printen naar een deeldocument. Op deze manier is er geen kwaliteitsverlies en kan uw klant in één handeling haar derden voorzien van het ondertekende document, zonder de ondertekening.
Dit kunt u voor de klant faciliteren door de ondertekening met de begeleidende text op een aparte pagina te zetten.
Signers
In de witte tekst dient de tekst SIGNER opgenomen te worden met een nummer. Dit kunnen dan de volgende waarde zijn: SIGNER1 (of SIGNER2, SIGNER3, SIGNER4), omdat er momenteel maximaal 4 ondertekenaars kunnen zijn.
Voorbeeld:
|
Nog niet ondertekend |
Ondertekend |
Ondertekenen
Wanneer je via ValidSign een handtekening zet, dan zet je de handtekening voor het hele PDF bestand. Het is daarom niet nodig en niet mogelijk om de zelfde signer op meerdere plekken in te voeren.
Afzender en account
Om het bestand te kunnen versturen is het belangrijk dat er een ValidSign account actief is. Dit account kan afgesloten worden bij www.validsign.nl.
De bestanden die ingestuurd worden vanuit AuditCase worden naar het account van de afzender gestuurd. Deze bestanden zijn dus ook in ValidSign terug te vinden onder het desbetreffende account.
In het dossier
De bestanden zijn in een overzicht op status terug te vinden in het dossier in AuditCase.
Voorbeeld overzicht op status:
Ondertekend
Het PDF bestand dat ondertekend terug gestuurd wordt vanuit ValidSign wordt voorzien van het ondertekend icoon 
.
Ondertekend en in Caseware Cloud voorbeeld:
Automatisch delen in Caseware Cloud
Indien er tevens de beschikking is over de Caseware Cloud koppeling dan is het ook mogelijk om automatisch de getekende bijlage in te sturen en te delen op de Caseware Cloud omgeving.
Randvoorwaarden
- De AuditCase omgeving dient vanaf internet bereikbaar te zijn zodat ValidSign connectie kan maken. Anders kan ValidSign het ondertekende document niet teruggeven aan AuditCase.
- Bij gebruik van dotOffice dien je de laatste versie van de huisstijl te installeren, anders kan het document niet via ValidSign ondertekend worden.
N.B. Het probleem zit in een oudere versie van de huisstijl van dotOffice. Deze zet namelijk standaard een beveiliging op het pdf-document. Er is een update beschikbaar (aan te vragen bij dotOffice) die geen beveiliging op het pdf-document zet, want als deze beveiliging er wel op zit dan kan er geen handtekening in het pdf-document geplaatst worden.