Bestanden insturen naar ValidSign ter ondertekening

In AuditCase is het mogelijk om documenten overal met elk device te laten ondertekenen via ValidSign. Het gewenste document wordt naar ValidSign gestuurd en wanneer de aangegeven ondertekenaars deze ondertekend hebben komt het document ondertekend terug in AuditCase. 

 

Aanbieden ter ondertekening

Wanneer de koppeling met ValidSign eenmaal gemaakt is kunnen documenten gemakkelijk worden aangeboden ter ondertekening. 

Bij een bestaand of bij het aanmaken van een nieuw dossier (of correspondentie) stuk kan in het veld "Insturen naar ValidSign" 'Ja' geselecteerd worden. Daarmee geef je aan dat het bestand naar ValidSign ingestuurd mag worden ter ondertekening.

insturen_naar_ValidSign.png

 

Ondertekenaars

Wanneer je insturen op 'Ja' hebt gezet kunnen er ook ondertekenaars gekozen worden. Er kunnen alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij een e-mail adres is ingevoerd. Ondertekenaars kunnen contactpersonen maar ook medewerkers zijn.

 

SMS authenticatie

Wanneer je de SMS authenticatie op 'Ja' zet dan kunnen er alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij ook een telefoonnummer is ingevoerd. 

 

Het document

ValidSign accepteert alleen PDF documenten. In het PDF document dient op de plek waar de handtekening(en) komen verborgen (witte tekst) toegevoegd te worden.

Signers

In de witte tekst dient de tekst SIGNER opgenomen te worden met een nummer. Dit kunnen dan de volgende waarde zijn: SIGNER1 (of SIGNER2, SIGNER3, SIGNER4), omdat er momenteel maximaal 4 ondertekenaars kunnen zijn.

Voorbeeld:

Nog niet ondertekendondertekening.png

Ondertekendondertekening_ondertekend.png

 

 

Afzender en account

Om het bestand te kunnen versturen is het belangrijk dat er een ValidSign account actief is. Dit account kan afgesloten worden bij www.validsign.nl.

 

De bestanden die ingestuurd worden vanuit AuditCase worden naar het account van de afzender gestuurd. Deze bestanden zijn dus ook in ValidSign terug te vinden onder het desbetreffende account. 

 

 

In het dossier

De bestanden zijn in een overzicht op status terug te vinden in het dossier in AuditCase.

Voorbeeld overzicht op status:

Ondertekend

Het PDF bestand dat ondertekend terug gestuurd wordt vanuit ValidSign wordt voorzien van het ondertekend icoon ondertekend.png.

Ondertekend en in Caseware Cloud voorbeeld:

ondertekend_en_CW_Cloud.png

 

Automatisch delen in Caseware Cloud 

Indien er tevens de beschikking is over de Caseware Cloud koppeling dan is het ook mogelijk om automatisch de getekende bijlage in te sturen en te delen op de Caseware Cloud omgeving.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk