Importeren nieuwe klanten

Importeren is beschikbaar vanaf versie 10.1

 

Voor het importeren van nieuwe klanten is een excellijst nodig, deze kan gedownload worden in de export en import module (zie artikel: aanvragen import bestand).

 

Hints, tips en instructies

In Excel opmerkingen zijn in de kolomkoppen hints, tips en instructies opgenomen. Hiermee willen wij o.a. verduidelijken wat voor waarde er in de kolom ingevuld mag worden. 

 

Aanpassen volgorde 

De volgorde van de Excel kolommen mag naar eigen inzicht gewijzigd worden, behalve de eerste kolom. Die moet blijven staan en mag niet ergens anders geplaatst worden. Deze kolom wordt door de import gebruikt om terug te koppelen of de regels in orde zijn. Als er fouten zijn in die regel wordt dat in deze kolom getoond.

Kolomkoppen

Belangrijk is dat de kolomkoppen niet veranderen, want dit is in de AuditCase geconfigureerd om te koppelen naar de technische veldnamen. Tevens mag de titel van het tabblad niet wijzigen en moet het import tabblad het eerste tabblad zijn van de worksheet.

Toevoegen kolommen

Het toevoegen van kolommen is uitsluitend mogelijk na overleg met en instemming van Change to Comm. 

 

Verplichte kolommen

In de excellijst zitten een aantal verplichten kolommen die ingevuld moeten worden. Deze kolommen zijn herkenbaar aan de rode kleur. Wanneer 1 van deze kolommen niet(correct) wordt ingevuld, worden de gegevens niet geaccepteerd bij de import. 

verplichte_velden.png

 

 

Velden met lijsten 

Bij een aantal velden is een lijst met mogelijke waarden gekoppeld. Deze lijsten zijn toegevoegd in de Excelsheet in vervolg tabbladen. AuditCase accepteert uitsluitend waarden die in deze lijsten staan. 

 

Pre-validatie (eerste slag)

Na het invullen van alle verplichte (rode) kolommen kan het bestand in AuditCase geüpload worden. 

Voor het importeren van de excellijst wordt er genavigeerd naar de export en import module. Vervolgens kan er geklikt worden op Acties.png acties -> aanmaken Import.

importeren.png

 

 

Daarna dient er een willekeurige omschrijving te worden ingevoerd en kan de ingevulde import lijst worden toegevoegd, door deze te verslepen of via de knop Bestand_en__toevoegen.png.

 

Na het invoeren van de omschrijving en het toevoegen van een bestand kan er op bewaren geklikt worden. Vervolgens kan er worden geklikt op  Acties.png acties -> Import valideren.

valideren.png

 

 

Hierna zal het document in de module komen te staan met de status 'Te verwerken'. De server gaat het bestand nu op de achtergrond controleren en er zal een mail gestuurd worden wanneer dit gelukt is. 

 

Daadwerkelijke import (tweede slag)

Wanneer de import goed door de validatie komt zal de status op 'goed' komen te staan. 

Vervolgens kan er geklikt worden op importeren.png 'Definitief importeren'.

Definitief_importeren.png

 

Pas na het succesvol uitvoeren van deze actie worden de wijzigingen definitief doorgevoerd in AuditCase en zullen de gegevens daadwerkelijk in AuditCase terug te vinden zijn.

De actie is succesvol uitgevoerd wanneer de status van de import op 'Verwerkt' staat. 

 

Oplossen van fouten

Wanneer de validatie niet goed gaat zal de status veranderen in 'Validatiefout'

Bij het openen van het stuk zal er onder de validatiemelding staan wat er fout is. 

validatie_foutmelding.png

 

Dit kan aangepast worden in de excellijst en vervolgens kan de excellijst opnieuw gevalideerd worden om te zien of het na de aanpassing(en) wel goedgekeurd wordt. 

De validatiefouten zijn ook terug te vinden in de excellijst.

 

Partner en klanten koppeling 

Het koppelen van partners via de import module is mogelijk. Alleen bij nieuwe klanten verdient dit wat extra aandacht. 

Wanneer er 2 nieuwe klanten worden geïmporteerd en deze worden direct aan elkaar gekoppeld dan gaat dit fout. Dit komt omdat er een koppeling moet worden gelegd met een klant die nog niet in het systeem staat. 

Oplossing 2x

Gelukkig is dit makkelijk op te lossen door de import 2 keer uit te voeren. De eerste keer worden de klanten aangemaakt. Door de import vervolgens nogmaals uit te voeren kan de koppeling direct gelegd worden. 

Voer bij het koppelen van nieuwe klanten de import dus 2 keer uit!

 

Contactpersoon maximaal 1 keer

De sleutel van een contactpersoon mag maximaal één keer voorkomen in een sheet. Als de sleutel van een contactpersoon toch meerdere malen voorkomt wordt alleen de laatste regel van de sheet verwerkt. Dit komt doordat een contactpersoon sleutel maximaal één maal mag voorkomen in AuditCase. 

 

Voor meer informatie over import's in AuditCase:

Aanvragen leeg en gevuld import bestand.

- Update import.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk