Registratie van (groepen) klanten - de best practise

De registratie van (groepen van) klanten is een proces waarin een aantal aspecten en functies van AuditCase een rol kunnen spelen dan wel beïnvloed wordt door de volgorde van de registratie.

 

Als voorbeeld hieronder wordt een situatie geschetst waarbij een Holding (Klant H) met twee werkmaatschappijen (klant W1 en klant W2) klant worden, maar waarbij tevens twee personal holdings (klant PH1 en klant PH2) en twee DGA/IB klanten (DGA1 en DGA2) vastgelegd gaan worden.

 

We gaan bij de registratie uit van het gebruik van de klantacceptatie workflow, wwft registratie en het vastleggen van een groepsstructuur. Tot slot worden koppelingen gebruikt naar een portaal (bv. PinkWeb, CaseWare Cloud etc), een fiscaal pakket (b.v. Nextens), een Urenpakket (QicsMilestones) en een administratie pakket (Twinfield).

 

1. Organogram maken

Om een goed inzicht te krijgen in de onderlinge relaties van alle klanten binnen de groep die vastgelegd gaat worden, is het zeer aan te raden hiervan een grafisch organogram te maken. Dit organogram kan bij de wwft registratie weer gebruikt worden om op te slaan.

Neem in het organogram op hoe de relaties liggen, welke klanten naar de gekoppelde pakketten moeten.

Neem, specifiek voor de koppeling naar het portaal ook alle contactpersonen op in het schema en geef bij die contactpersonen aan of ze gekoppeld moeten worden naar het portal en bij welke klanten zij toegang moeten hebben via het portaal.

N.B. Hou hierbij rekening met het feit dat er een contactpersoonregistratie bij het bedrijf moet zijn, om die contactpersoon toegang te laten hebben tot dat bedrijf in het klantportaal. Ook als de contactpersoon voor meerdere klanten is en ook als de contactpersoon zelf een van de DGA's is.

Voeg specifiek voor het uren en administratiepakket toe naar welke klant de factuur gestuurd moet worden als er op die klant uren geschreven worden (facturatie aan functionaliteit).

 

2. De DGA's 

Begin met de registratie van de DGA's (type klant-persoon).

De registratie start met de klantstatus "Prospect" of "Klantaanvraag".

N.B. Gebruik nooit de status "Klant" als startstatus! Vanaf de status "Klant" loopt de registratie van die klant mee in koppelingen en dat kan allerhande ongewenste effecten hebben zolang de registratie van de klantengroep nog niet gereed is.

In het koppelingen tabblad aangeven met welke pakketten deze klant gekoppeld moet worden.

 

3. Het centrale element

Bepaal het centrale element in de groep. Dit wordt het hoofd in de groepstructuur. Doorgaans is het de bepalende klant voor het kantoor. Als die klant wegvalt, is het waarschijnlijk dat de rest van de groep ook wegvalt. In de praktijk is het doorgaans de holding (Klant H).

 

De klant

Begin met de registratie van die klantkaart. Start met dezelfde klantstatus als bij de DGA's.

Zet in deze klant aan dat het het groepshoofd is. In het koppelingen tabblad aangeven met welke pakketten deze klant gekoppeld moet worden.

 

De contactpersonen

Als de klantkaart geregistreerd is, kunnen de contactpersonen bij de klant aangemaakt gaan worden. Doe dit één voor één. Geef bij iedere contactpersoon aan of deze gekoppeld moet worden met het klantportaal.

Indien de contactpersoon eerder al is aangemaakt als DGA (zie stap 2), dan kan de contactpersoon gekoppeld worden aan die DGA via de functie "Koppelen aan hoofd(contact)persoon". Deze registratie heeft een functie binnen de koppeling met het klantportaal, maar helpt ook in het synchroniseren van de privégegevens.

 

4. De personal holdings

Nu het centrale element geregistreerd is, is het het handigst de personal holdings (PH1 en PH2) te gaan registreren. Gebruik weer dezelfde eerder gebruikte klantstatus. 

Geeft bij deze klanten aan dat ze in de groep van de holding (Klant H) zitten.

Registreer ook hier de noodzakelijke contactpersonen. Veelal zal dit alleen de DGA zijn en geef aan of deze gekoppeld moet worden met het klantportaal.

Indien de contactpersoon eerder al is aangemaakt als DGA (zie stap 2), dan kan de contactpersoon gekoppeld worden aan die DGA via de functie "Koppelen aan hoofd(contact)persoon".

 

5. De werkmaatschappijen

Als laatste registratie element worden nu nog de werkmaatschappijen geregistreerd. Gebruik weer dezelfde eerder gebruikte klantstatus. 

Geeft ook bij deze klanten aan dat ze in de groep van de holding (Klant H) zitten.

Desgewenst kunnen de werkmaatschappijen ook gekoppeld worden in een "moeder-dochter" koppeling met hun moeder (Klant H).

Registreer ook hier de gewenste contactpersonen. Veelal zal dit de DGA zijn, maar wellicht ook nog andere contactpersonen zoals bijvoorbeeld de hoofd van de administratie, hoofd van PZ etc. Geeft bij al deze personen op of ze wel of niet gekoppeld moeten worden met het klantportaal, conform het eerder gemaakte organogram.

Indien de contactpersoon eerder al is aangemaakt als DGA (zie stap 2), dan kan de contactpersoon gekoppeld worden aan die DGA via de functie "Koppelen aan hoofd(contact)persoon".

N.B. is het ook mogelijk om contactpersonen aan elkaar te koppelen met de "Koppelen aan hoofd(contact)persoon" functie. Bijvoorbeeld iemand die hoofdadministratie is bij beide werkmaatschappijen en bij de holding, zouden aan elkaar gekoppeld kunnen worden. M.n. voor het klantportaal is dit handig. Kies in zo'n geval voor de contactpersoon bij de holding als "hoofd".

 

6. De DGA's nogmaals

De DGA's zijn aangemaakt voordat de groep ontstond. Om ook de DGA's in de groep te krijgen, moeten de klantkaarten van de DGA's bijgewerkt worden, door ze beiden toe te voegen aan de groep rond Klant H (de holding).

Tevens is het nu de beste gelegenheid om de adressering van deze DGA's bekijken. Door een klant te kiezen op het tabblad "Persoon" in de sectie "Bedrijfsgegevens", ontstaat de mogelijkheid om papieren correspondentie niet alleen naar het privé adres van de DGA te sturen, maar ook naar het zakelijke adres van het zojuist gekoppelde bedrijf. Handig als de DGA zijn brieven niet thuis wil hebben.

 

7. Facturatie aan

In de meeste gevallen worden uren geschreven in het uren pakket op de klant die daarvoor ook de factuur ontvangt. Echter, in AuditCase is er een mogelijkheid om dit te beïnvloeden. 

Op de klantkaart is op het tabblad "Intern" bij "Facturatie" aan te geven dat de "Facturatie aan" een andere klant betreft. Deze instelling wordt ook doorgegeven aan QicsMilestones.

Nu is het moment op bij alle klanten (te beginnen bij de DGA's) dit in te stellen. Dit moet per klant opgegeven worden, dus loop alle aangemaakte klanten af.

 

8. Wwft

AuditCase maakt op de achtergrond voor iedere prospect/klantaanvraag/klant een eigen klantdossier aan. Dit duurt enige tijd tot maximaal 1 uur. Dat klantdossier moet er eerst zijn voordat de Wwft registratie gedaan kan worden in het dossier.

Maak de Wwft registratie voor alle klanten af, conform de afspraken op het kantoor.

 

9. Klantacceptatie naar klant

Als alle registratie gedaan is, wwft gedaan is, documenten/opdrachten zijn vastgelegd, dan kan de prospect / klantaanvraag de rest van de klantacceptatieprocedure in.

 

Zodra de klant de status "Klant" heeft gekregen, wordt deze door de koppelingen "gezien" en zal de klant in alle gekoppelde pakketten aangemaakt worden.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk