Kan ik in CaseWare Cloud contactpersonen aanmaken?

Ja, dit is/blijft mogelijk maar is niet aan te raden

Zodra de koppeling tussen AuditCase en CaseWare Cloud is gelegd, kunnen klanten en contactpersonen worden doorgezet en bijgewerkt vanuit AuditCase naar Caseware Cloud. Het blijft echter ook mogelijk om in CaseWare Cloud klanten en contactpersonen aan te maken. 

Het is alleen niet raadzaam om dit te doen omdat bij niet gekoppelde contactpersonen de toegangsrechten ingetrokken worden op bestanden ** en daarnaast:

  • het is niet duidelijk is welke klanten (entiteiten in CaseWare Cloud) en contactpersonen via de koppeling zijn doorgekomen en welke 'handmatig' / of alleen in CaseWare Cloud zijn aangemaakt
  • bovenstaande punt heeft als gevolg dat bij een wijziging van een entiteit/klant of contactpersoon in CaseWare Cloud zal worden 'teruggezet' (wanneer deze is gekoppeld) 

    Uiteindelijk komt het erop neer dat je het CRM beheer (klanten en contactpersonen aanmaken en wijzigen) op één plek wilt doen.

**  Dit punt geldt vanaf versie 12.5 niet meer! 


Koppelen contactpersoon 

Zodra er wijzigingen worden doorgevoerd vanuit AuditCase naar CaseWare Cloud voor een klant, dan zal worden gecontroleerd of een contactpersoon voorkomt in AuditCase.


AuditCase zal de (gegevens van de) contactpersoon herkennen wanneer:

  • ofwel de contactpersoon eerder is doorgevoerd vanuit AuditCase naar CaseWare Cloud
  • ofwel het e-mailadres in CaseWare Cloud gelijk is aan dat in AuditCase

 

Zo niet dan zal AuditCase de toegangsrechten in CaseWare Cloud op de bestanden van de klant intrekken voor die persoon (deze werking geldt vanaf 12.5 niet meer)

De contactpersoon zal dan geen bestanden (reeds ingestuurd of nieuw in te sturen) meer kunnen inzien van de klant, mogelijk kan de contactpersoon dan ook niet meer inloggen (als deze geen toegangsrechten heeft op andere entiteiten / bestanden).

 

Ontkoppelen contactpersoon 

Zodra een contactpersoon vanuit AuditCase wordt 'ontkoppeld' dan zullen de toegangsrechten worden ingetrokken voor deze persoon in CaseWare Cloud.

 

Conclusie

Het is aan te raden om contactpersonen altijd aan te maken in AuditCase, en vervolgens de koppeling aan te zetten (zie onderstaande schermafdruk). Doe dit dus liefst niet handmatig in CaseWare Cloud, dit kan onnodig extra werk opleveren.

 

Zie ook

Mogelijk gemaakt door Zendesk