Aanpassingen AuditCase ten behoeve van de AVG

Algemeen

De AVG (= Algemene Verordening Gegevensbescherming) is in mei 2016 in werking getreden en van organisaties wordt verwacht dat zij vanaf die tijd hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming brengen. Hiervoor krijgen zij de tijd tot en met 25 mei 2018. In AuditCase zijn verschillende ontwikkelingen gedaan om gegevens als AVG documenten/informatie aan te merken en behandelen en in dit artikel zullen we beschrijven hoe en waar dit is gedaan.

 

Aanpassingen AuditCase

Eerder hebben we al enkele wijzigingen doorgevoerd in dit kader zoals het verwijderen van BSN-gegevens bij contactpersonen en het niet meer opslaan van privé adresgegevens van medewerkers. De nieuwe wijzigingen die in AuditCase DMS zijn doorgevoerd ten behoeve van de AVG wetgeving komen in hoofdlijnen neer op twee aanpassingen:

  • documenten / informatie markeren als AVG
  • behandeling van AVG documenten / informatie


In AuditCase was het al mogelijk om documenten een label te geven zodat zij, uiteindelijk in het dossier, op basis van deze gegevens terug te vinden zijn. Speciaal voor de AVG is het AVG-label geïntroduceerd waardoor het mogelijk is om gegevens als AVG informatie aan te merken en vervolgens ook zo te behandelen. Wanneer een document in AuditCase zo gemarkeerd is, zal de werking en verwerking op enkele punten wijzigen ten opzichte van de standaard. In het vervolg van dit artikel zullen we eerst ingaan op de wijze van het (laten) markeren van AVG documenten/informatie en vervolgens welke wijzigingen er zijn bij het werken met deze documenten/informatie.

 

Markeren met AVG-label

Niet alle informatie heeft betrekking op AVG en daarom is het allereerst zaak om de gegevens als zodanig te kunnen markeren. Nu kenden we in AuditCase al de mogelijkheid om documenten te voorzien van een label met als doel om deze documenten op basis hiervan eenvoudiger te kunnen terugvinden. 

Het label AVG is geïntroduceerd waardoor het mogelijk is om een document als zodanig te markeren. In onderstaande screenshot is te zien dat dit mogelijk is op de plek waar ook de dossierstructuur wordt toegekend. Op de verschillende plekken waar in AuditCase documenten worden gecreëerd en/of worden toegevoegd is dit nu mogelijk.

 

 

Het is dus mogelijk om een document te voorzien van een AVG-label maar er bestaat ook nog een andere mogelijkheid en deze voorziet het document automatisch van dit label.

 

AVG-label op basis van type bijlage

Bij verschillende onderdelen in AuditCase is het mogelijk om bijlagen toe te voegen aan documenten. Bepaalde typen documenten / bestanden vallen automatisch onder de AVG wetgeving (momenteel: Bankafschriften, Rijbewijs, Paspoort, Identiteitskaart, Standaard bankverklaring, Lawyer's letter) hoewel wij de aanbeveling doen om identiteitsbewijzen niet op te slaan, omdat de wwft dit niet vereist!

Op het tabblad bestanden is het mogelijk om aan te geven om wat voor type bestand het gaat. Wanneer dit wordt gedaan zoals te zien in onderstaande schermafbeelding, wordt het document automatisch van het AVG-label voorzien. 

 

 

Documenten die dit label hebben zijn op enkele manieren te herkennen:

Allereerst komt er een extra knop op het document, dit is de knop 'Lezen'. Daarnaast wordt er onder de knoppen een melding getoond met de tekst: "Sommige onderdelen in dit document zijn afgeschermd vanwege het AVG-label. Druk op 'Lezen' om de volledige inhoud van dit document te raadplegen"

 

 

Tot slot worden ook tekstvakken verborgen worden wanneer AVG-label op het document staat. Tekstvakken worden gebruikt om bijvoorbeeld de inhoud van opgeslagen e-mails in AuditCase te tonen.

 

Lezen en logging

Zodra een document éénmaal het AVG-label heeft, worden bijlagen en tekstvakken pas getoond nadat de knop 'Lezen' wordt gebruikt of het document wordt gewijzigd. Deze extra knop dient twee doelen. Naast het feit dat de gebruiker zich ervan bewust is dat het document AVG informatie bevat zal er extra logging plaatsvinden op het document (in de module "Uitgaande Correspondentie"en in de klantdossiers) en wordt een afschrift van dergelijke acties gemaakt in de module Mutatielogging.

 

In onderstaande schermafbeelding is te zien dat de logging is uitgebreid en het document in het dossier is geraadpleegd. 

 

 

Verder wordt deze actie ook in de module "Mutatielog" geregisteerd. De module "Mutatielog" bestond al om wijzigingen / mutaties op geconfigureerde velden te registreren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om adresvelden in de configuratie op te nemen waarbij wijzigingen hierop automatisch gelogd worden. Een actie op een gemarkeerd document wordt in deze module vastgelegd en van hieruit kan het betreffende document worden geopend:

 

 

Ongedaan maken AVG-label

Wanneer een document onterecht als AVG is gemarkeerd kan dit eenvoudig ongedaan worden gemaakt door het label te verwijderen. Wanneer de markering is gedaan door bijvoorbeeld een onterechte typering van een bijlage, dan dient het label dus ook nog van het document te worden gehaald.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk