Sjabloon aanmaken

Wanneer er vaak een zelfde soort correspondentie of dossierstuk aangemaakt word kan het handig zijn hier een sjabloon voor aan te maken. Hier in kan de informatie genoteerd worden die bij ieder stuk hetzelfde is.  

 

De sjablonen module

In AuditCase hebben wij een module speciaal voor sjablonen. Hier kunnen alle bestaande sjablonen van de organisatie terug gevonden worden en eventueel nieuwe aanmaken. 

sjablonen.png

 

Aanmaken nieuw sjabloon

Voor het aanmaken van een e-mail sjabloon kan er in de sjablonen module aan de rechter geklikt worden op 'Acties' en vervolgens op 'Sjabloon'. 

aanmaken_sjabloon.png

 

E-mail en/of dossier sjabloon.

Wanneer er op 'sjabloon' is geklikt opent het scherm waar in de verschillende tabbladen gegevens van het sjabloon ingevuld mogen worden. 

 

Tabblad algemeen.

  • Categorie: Is de map waar het sjabloon in wordt opgeslagen. 
  • Template type: Wat voor soort sjabloon het gaat worden. 
  • Titel: De naam waaronder het sjabloon opgeslagen wordt.
  • Brief aan derden: Voor meer informatie zie: Instellen van een brief aan derden in...
  • Bestandsnaam bijlage: Hoe wilt u dat de bijlage genoemd wordt. 
  • Alleen beschikbaar voor beheer: Mag alleen beheer het sjabloon gebruiken?
  • Sjabloon tonen voor personen/bedrijven: Het sjablonen voor bedrijven en/of personen gebruiken.
  • Type sjabloon: Sjabloon gebruiken voor correspondentie en/of dossier stukken aanmaken. 
  • Opmerking: Kan extra informatie over het sjabloon aangeven worden.
  • Huisstijl type: Staat het document op de schijf of in de database. 
  • Betreft tekst: De naam waaronder het stuk wordt opgeslagen in het dossier of het onderwerp van de e-mail. 

 aanmaken_sjabloon_2.png

 

Tabblad mail template.

Dit veld is alleen te zien wanneer er in het veld 'Template type' Notes mail is ingevuld. Meer informatie hier over is te vinden in het artikel: Een e-mail sjabloon toevoegen aan AuditCase.

 

Tabblad bestanden.

Hier kunt u bestanden aan het sjabloon toevoegen door deze in het tabblad te slepen of door te klikken op de knop 'bestand(en) toevoegen'. 

 

Tabblad dossier.

Hier kan een standaard locatie aangeven worden waar het sjabloon opgeslagen mag worden. Wanneer het sjabloon vervolgens gebruikt wordt kan de dossierlocatie indien gewenst nog handmatig aangepast worden.

 

Bestandsnaam vast of variabel

1. Wanneer er niks wordt ingevuld in het veld bestandsnaam wordt dit standaard: (ATT + tijdcomponent + extensie). 

2. Er kan in dit veld echter ook een vaste naam worden ingevuld zodat de bijlage bij dit sjabloon altijd de zelfde naam heeft.

3. Daarnaast is het ook nog mogelijk om variabelen in de bestandsnaam op te geven.

De variabelen kunnen de volgende zijn: 

  • {YEAR} = huidige jaar
  • {DAY} = dag in cijfers
  • {MONTH} = maand in cijfers
  • {TIMESTAMP} = huidige datum en tijd in cijfers
  • {CN} = klant nummer
  • {IUN} = initialen van de ingelogde gebruiker
  • {IVV} = initialen van de verantwoordelijke vennoot van de gekoppelde klant
  • {ID} = initialen van de declarant van de gekoppelde klant

Wanneer deze velden worden gebruikt in de bestandsnaam krijgt de bijlage dus automatisch een naam. 

 

Bijvoorbeeld.

Er is een sjabloon met in de bijlage tekst: offerte-dienstverlening-{YEAR}-{CN}.

Wanneer dit sjabloon wordt gebruikt bij de klant 255 wordt de bestandsnaam: offerte-dienstverlening-2018-255.

 

Automatisch een PDF laten maken.

Er kan bij de sjablonen ingesteld worden dat er automatisch een PDF aangemaakt wordt. Daar heeft u het programma: AuditCaseConnector voor nodig. 

Daarnaast heeft dient u het bestand waar een PDF voor aangemaakt dient te worden te zetten op "CreatePDF, dit wordt uitgelegd in het artikel: Een Microsoft Office sjabloon toevoegen aan AuditCase. 

Onder het kopje 'Automatisch PDF laten aanmaken'.

 

Voor meer informatie over sjablonen 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk