Taken en notificaties in AuditCase

In AuditCase is de module Taken beschikbaar om taken aan te maken waaraan een uitvoerder en eigenaar (welke zijn geregistreerd binnen AuditCase) gekoppeld kunnen worden. Het is hierbij mogelijk om een klant en eventueel dossierstuk te koppelen zodat ze in het perspectief van de klant te zien zijn. Ook kunnen er notificaties worden verzonden zodat de gebruiker op een naderende einddatum wordt geattendeerd.

 

Taken aanmaken
Een taak kan op verschillende plekken in AuditCase worden aangemaakt. In de startpagina kan dit gedaan worden via het actie menu. Ook is het mogelijk om vanuit het klant perspectief een taak aan te maken of vanuit een inkomend correspondentie stuk waaraan deze taak dan wordt gekoppeld.

aanmaak_taak.png

Wanneer een taak wordt aangemaakt verschijnt onderstaande formulier waarop de gegevens van de taak worden opgenomen.

taak_aanmaak_scherm.png


De verschillende velden hebben als voornamelijke doel om de taak te tonen in verschillende overzichten. Enkele velden hebben nog een functie op andere plekken of behoeven extra uitleg:

  • Startdatum:
    De datum wanneer de taak moet starten, deze kan gebruikt worden in de configuratie van de notificatie (verderop in dit artikel worden notificaties behandeld);

  • Uiterste datum:
    De datum waarop de taak afgerond moet zijn. Op basis van deze datum wordt de taak ook in het tabblad 'Acties' getoond en ook hierop kunnen de notificaties worden ingericht;

  • Uitvoerder:
    De persoon die de taak uitvoert, deze persoon (en de eigenaar) mogen de taak ook wijzigen en lezen. De taken waar je uitvoerder op bent worden in het overzicht/tabblad 'Uitvoerder' getoond.

  • Eigenaar:
    De persoon die de taak aanmaakt / beheert, deze persoon mag de taak (net als de uitvoerder) wijzigen en lezen. De taken waar je eigenaar op bent worden in het overzicht/tabblad 'Eigenaar' getoond.

 

Taken overzicht
De verschillende taken die je in behandeling hebt worden getoond op het tabblad 'Taken en acquisitie'
In het persoonlijke perspectief worden al je taken getoond, in het klant perspectief de taken waaraan de betreffende klant gekoppeld is. Er zijn onder het tabblad 'Taken' twee tabbladen: 'Uitvoerder'en 'Eigenaar'.

taken_overzicht.png

 

Wanneer u op het pijltje klikt bij uitvoerder of eigenaar kunt u de weergaven ook categoriseren op bijv. label of categorie. 

taken_filters.png




Taken notificaties 
Via een dagelijkse actie worden notificaties verstuurd op basis van de configuratie van de taak. De volgende punten kunnen in de configuratie worden opgenomen.

  • Notificatie aan/uit
  • Koppeling aan notificatie configuratie (een voor gedefinieerde notificatie tekst met links)
  • Formule om te bepalen welke documenten te notificatie moet bevatten
  • Het veld waar de notificatie naartoe moet (bijvoorbeeld Eigenaar of Uitvoerder)
  • Datum waarmee bepaald wordt of documenten in de selectie vallen (inclusief dagen ervoor / erna)

 

 

Veel gestelde vragen:

  •  Is het mogelijk taken van AuditCase te koppelen aan Outlook en/of andersom?

    Nee, dit is niet mogelijk. De taken die in AuditCase aangemaakt kunnen worden zijn gericht op het gebruik binnen AuditCase: zo kunnen bijvoorbeeld klanten en dossierstukken worden gekoppeld in een taak waardoor dit anders werkt dan taken in Outlook.

  • Is het mogelijk om een melding te ontvangen dat een taak over enkele dagen verloopt of verlopen is?

    Het is mogelijk hier een notificatie voor in te schakelen. Deze wordt dan eenmaal per dag verstuurd naar iedereen die een taak op zijn/haar naam heeft.

  • Is het mogelijk om een taak van e-mails te maken?

    Dit is mogelijk en staat beschreven in het artikel: Taak voor inkomende correspondentie aanmaken. en het artikel Taak voor uitgaande correspondentie aanmaken. 

Zie voor meer informatie over taken en acquisitie:

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk