Handleiding: Inkomende correspondentie - archivering

In dit artikel wordt beschreven wanneer de Inkomende Correspondentie module documenten worden gearchiveerd naar het dossier en naar het jaar archief. 

 

Archivering naar dossier

Een inkomende correspondentie stuk krijgt een eerste lezer en eventueel extra lezers toegewezen.

Als de eerste lezer een notificatie krijgt voor een inkomende correspondentie dan wordt na het klikken op de link het document direct in wijzig modus gezet. De eerste lezer kan het document aanvullen waar nodig en deze direct markeren voor gelezen met één druk op de knop.

 

De actie markeren voor gelezen zal het document ook overzetten naar dossier. Zodra een document wordt overgezet naar dossier zal afhankelijk van de instellingen op het document de bijlage(n) ook worden gedeeld op de gekoppelde portalen.

 

 

 

In de startpagina van de gebruiker verdwijnt het stuk daarna uit het overzicht in de tab "inkomend".

 

 

Als er extra lezers zijn opgenomen dan blijft het stuk zichtbaar voor deze extra lezers totdat het stuk wordt gemarkeerd voor gelezen door deze (extra) lezer. 

 

Archivering naar het jaar archief

Zodra een stuk gelezen is door alle lezers die op het stuk zijn genoemd zal het worden gearchiveerd naar het jaar archief. De controle hierop gebeurt standaard elke avond om 22:30. 

Als een stuk ouder is dan 90 dagen dan wordt deze, ongeacht of het gelezen is, gearchiveerd naar het jaar archief. 

 

Samenvatting

  • Een correspondentie stuk gaat naar het dossier direct nadat de eerste lezer het document markeert voor gelezen.
  • Een correspondentie stuk verdwijnt uit de weergave in de startpagina als de eerste of de tweede lezer zijn of haar document gemarkeerd heeft voor gelezen.
  • Een correspondentie stuk gaat naar het jaar archief als het:
    • Gelezen is door alle lezers. 
    • Ouder is dan 90 dagen (ongeacht of het gelezen is)
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk