Gebruik van meerdere postboeken (uitgaand én inkomend)

AuditCase ondersteunt het gebruikt van meer dan één postboek. In theorie is het aantal onbeperkt, maar het blijkt het best werkbaar om het aantal zo laag mogelijk te houden.

 

Redenen om toch meer dan één postboek voor uitgaande en/of inkomende correspondentie te hanteren kunnen zijn:

  • meerdere vestigingen met per vestiging een eigen secretariaat
  • afgeschermde postboeken voor b.v. interne kantoorzaken

 

Het inrichten van meerdere postboeken wordt door Change to Comm verzorgt. Overigens is het aan te raden om zowel een uitgaand als een inkomend postboek aan te maken als er een extra noodzakelijk is.

 

 

Het gebruik van meerdere postboeken.

Doorgaans loopt het aantal postboeken min of meer parallel aan de vestigingen dat binnen AuditCase gedefinieerd is. Dit is ook het uitgangspunt voor de toelichting op de werking in de rest van het artikel. Deze parallel is echter niet noodzakelijk en voor de toelichting in dit artikel heeft dat ook geen consequenties.

 

 

Opgeven van welke postboeken de inhoud getoond wordt.

Hoewel het in AuditCase mogelijk een onbeperkt aantal postboeken te definiëren, is het niet mogelijk meer dan vijf gelijktijdig te raadplegen en te benaderen. Welke dit zijn wordt door de gebruiker zelf bepaald.

 

 

Bij de persoonlijke instellingen wordt getoond voor welke vestiging op dat moment gewerkt wordt. Dit is de actieve vestiging. In het voorbeeld hierboven is "Amersfoort" de actieve vestiging.

Door te klikken of dit vestiging wordt een overzicht getoond van alle vestigingen waarvan de inhoud van de postboeken getoond wordt in AuditCaseStart (hier Amersfoort én Wageningen).

De lijst met vestigingen kan aangepast worden door op te klikken op Deze lijst aanpassen... waarna in het volgende dialoogvenster extra vestigingen gekozen kunnen worden tot een maximum van 5 vestigingen.

 

Indien Barneveld ook geselecteerd wordt zal AuditCase de inhoud van alle drie de postboeken tonen (zowel uitgaande als inkomende correspondentie).

 

 

AuditCase laat dus de inhoud van alle geselecteerde postboeken zien in de tabbladen Uitgaand en Inkomend op zowel Mijn Startpagina als op het klantniveau.

 

 

Opgeven met welk postboek gewerkt wordt.

Bij het maken van uitgaande correspondentie zal AuditCase het document maken in de actieve vestiging.

Als gebruiker heb je daar controle over omdat je zelf uit de lijst met geselecteerde vestigingen je actieve vestiging kunt kiezen door die in het lijstje aan te klikken.

 

 

Bij het aanmaken van uitgaande correspondentie kan bij het kiezen van het sjabloon gecontroleerd worden in welk uitgaand postboek het correspondentiestuk wordt aangemaakt. Eventueel kan het hier ook nog gewijzigd worden.

 

kiezen_postboek.png

 

Openen van de modulen Uitgaande correspondentie en Inkomende correspondentie.

Rechtsboven geeft AuditCase toegang tot de verschillende modulen. Daar is ook de uitgaande en inkomende correspondentie opgenomen. Dit is met name bedoeld voor secretariaten die alle uitgaande correspondentie moeten monitoren en gescande inkomende correspondentie moeten verwerken.

De verschillende postboeken zijn daar terug te vinden om ze afzonderlijk te openen.

 

 

N.B. In sommige omgevingen (m.n. met veel en/of afschermde postboeken) is het menu ingericht op een manier waarbij alleen de postboeken getoond worden van de geselecteerde vestigingen in de persoonlijke instellingen. Hierdoor blijft de lijst met postboeken beperkt en is de kans op het benaderen van postboeken waar men niet bij kan kleiner.

 

Tip: Indien de lijst met geselecteerde vestigingen bij de persoonlijke instellingen gewijzigd is, moet de webbrowser opnieuw gestart worden om deze wijziging ook in het AuditCase modulen menu te reflecteren.

 

Voor meer informatie over het aanmaken van uitgaande correspondentie en de ondertekening hiervan kunt u het artikel; aanmaken van uitgaande correspondentie bekijken. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk