Handleiding: Inkomende correspondentie - workflow

In dit artikel beschrijven we de workflow van een Inkomend correspondentie document. 

De stappen..

Onderstaande afbeelding geeft de workflow van een document aan dat wordt aangemaakt en/of verwerkt. In grote lijnen zijn er 3 stappen die het inkomend correspondentie document (hierna te noemen IC document) doorloopt.

 

  1. Aanmaken van IC documenten
  2. Toewijzen aan de klant en de eerste en eventuele extra lezer(s)
  3. Archivering naar het dossier / jaararchief.

 

Aanmaken van IC documenten
Allereerst wordt een IC document aangemaakt in AuditCase door middel van het scannen van ingekomen post of het handmatig registreren van deze ingekomen post.

 

Toewijzen aan de klant en de eerste en eventuele extra lezer(s)

Bij het toewijzen van een IC document wordt aangegeven wie de 1e en/of extra lezers van het document zijn. Dit houdt in dat:

  • de lezer een notificatie krijgt zodra het document wordt opgeslagen*
  • de lezer deze documenten in zijn tab Inkomend te zien krijgt in de startpagina

* Het is mogelijk om deze notificatie uit te schakelen op het profiel

 

Onderstaande schermafbeelding geeft de Inkomend tab weer waarin de Inkomende documenten worden getoond. Dit zijn de documenten waarvan u de eerste of extra lezer bent en welke nog niet gemarkeerd zijn als gelezen.

 

Documenten in de tab Inkomend

- stukken die in IC staan en niet gemarkeerd voor gelezen door de ingelogde gebruiker;
 

Archivering naar het dossier / jaararchief

Zodra het document in AuditCase is gemarkeerd voor gelezen zal deze worden gearchiveerd naar het dossier. Als alle lezers het document hebben gemarkeerd voor gelezen, dan zal deze ook naar het jaararchief worden overgezet.  

Dossierarchivering

Uiteindelijk komen documenten die verwerkt worden in AuditCase terecht in het klantdossier waar ze betrekking op hebben.  

Jaararchivering

Documenten gaan ook naar een jaararchief en zodra dit gebeurt is verdwijnen ze uit de Inkomende correspondentie module. 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk