Klantacceptatie procedure

 

AuditCase kent een workflow voor het aanvragen en goedkeuren van klanten voordat ze daadwerkelijk klant mogen worden.

 

Hierin heeft het kantoor de mogelijkheid zelf de invulling van de verschillende stappen te bepalen en de bijbehorende documenten vast te leggen in het dossier. Deze documentatie blijft uiteraard bij de klant zodra deze klant wordt, maar ook als de klantaanvraag wordt afgewezen.

 

 

Overzicht van de workflow

 

 

 

Fase klantaanvraag aanmaken

 

In deze fase worden alle gegevens van de klant verzameld en vastgelegd op de klantkaart, de contactpersoon registratie en in het dossier. In deze fase zal veelal ook de Wwft controle en registratie plaatsvinden en de kantoor specifieke checklist indien aanwezig.

 

Deze fase kan op meerdere manieren bereikt worden. O.a. vanuit de suspect of prospectfase kan naar Klantaanvraag gegaan worden, maar het is ook mogelijk om meteen in de klantaanvraag status te starten.

 

Er zijn twee belangrijke velden in deze fase.

  • Klantstatus: Dit veld geeft de actuele klantstatus aan.
  • Goedkeurder: In die veld moet de naam van de persoon opgegeven worden die de klantaanvraag beoordeeld of alles goed gevuld is en of deze klantaanvraag niet tegen de regels van het kantoor is om klant te worden.

 

 

 

Zodra alles goed is gevuld kan de klantaanvraag voorgelegd worden aan de klantgoedkeurder. Dit wordt gedaan door de actie "Klant aanvragen"

 

 

 

 

Fase ter goedkeuring

 

De aangevraagde klant is voorgelegd aan de klantgoedkeurder. Deze heeft een notificatie ontvangen. De klant kan in de module Relatie ook teruggevonden worden in de weergave Klantacceptatie\Ter goedkeuring.

 

Conform de workflow heeft de klantgoedkeurder een paar opties om de klantacceptatie workflow verder te laten lopen.

 

 

  • Goedkeuren: Alles is correct, er zijn geen bezwaren om de klant verder te accepteren.
  • Afkeuren: Deze klantaanvraag wil het kantoor niet accepteren. De reden hiervoor kan in het dossier vastgelegd worden. Met deze keuze wordt het klantacceptatie proces gestopt.
  • Ter goedkeuring CO: De klantgoedkeurder twijfelt en legt de aanvraag ter goedkeuring voor aan de Compliance Officer. De Compliance Officer kan dan op een vergelijkbare manier als de goedkeurder besluiten over het wel of niet accepteren van de klantaanvraag.

 

 

 

Fase Centrale administratie (naar klant)

 

In deze fase krijgt een centrale groep mensen de mogelijkheid om de laatste zaken te regelen voordat de geaccepteerde klant ook daadwerkelijk de status klant krijgt.

Denk daarbij aan het toewijzen van het klantnummer als dat niet reeds is toegewezen, maar vooral ook aan het aanmaken van de klant in andere, niet met AuditCase gekoppelde pakketten.

 

Zodra de centrale administratie deze dingen gedaan heeft, kan de klant ook in AuditCase de status Klant krijgen.

 

 

 

Belangrijk: in meerdere koppelingen vanuit AuditCase naar andere pakketten is het zodanig ingeregeld dat vanaf de status Klant de klant ook daadwerkelijk gaat meelopen. Voor deze status zal de klant nog niet beschikbaar zijn in die pakketten. 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk