Handleiding: Inkomende correspondentie

In dit artikel wordt de Inkomende Correspondentie module uitgelegd. We doen dit aan de hand van een beschrijving en een workflow om het proces inzichtelijk te maken en aan het eind zullen we de links naar meer documentatie over dit onderwerp opnemen. De volgende onderwerpen komen aan bod:

 

  • de module in het kort
  • aanmaken, toewijzen en archiveren
  • artikelen en instructies voor IC

 

De module in het kort..

De inkomende correspondentie module wordt gebruikt voor de registratie van inkomende documenten. Binnengekomen post, waaronder documenten die worden ingescand of ingelezen vanaf een map op de server, kunnen worden verwerkt via deze module. Al deze stukken komen, na verwerking, in het klantdossier en het jaararchief terecht.

 

Aanmaken, toewijzen, archiveren

Er bestaan in grote lijnen drie stappen in de module voor het verwerken van IC stukken, te weten:

  • Aanmaken
  • Toewijzen
  • Archiveren

 

Aanmaken IC documenten

Veelal zal de scanner gebruikt worden om ingekomen papieren correspondentie te digitaliseren. De gescande ingekomen correspondentie kan met een additionele applicatie (C2C Upload), in AuditCase opgenomen worden in de module Inkomende Correspondentie.

 

Toewijzen gescande IC documenten

In veel gevallen bestaat er een bron document waar het IC document betrekking op heeft. Een goed voorbeeld hiervan is een brief van de belastingdienst die wordt ingescand. Het IC document wordt dus aan de hand van een bron document verwerkt en alle informatie wordt aan het document toegevoegd om het verder te verwerken in AuditCase. 

De documenten komen vervolgens in een aparte weergave terecht zodat ze toegewezen kunnen worden aan een klant/dossier, eerste en extra lezers etc.

 

Klik hier voor de instructie voor het toewijzen van Inkomende Correspondentie

 

Archiveren

Na het toewijzen van de ingekomen correspondentie is het de taak van de eerste en eventuele extra lezer(s), de hun toegewezen documenten te bekijken en af te melden dat ze deze gelezen hebben. 

De eerste en eventuele extra lezer(s) krijgen de aan hen toegewezen documenten te zien in hun persoonlijke Mijn Startpagina

 

Klik hier voor de instructie voor het archiveren van Inkomende Correspondentie

 

 

Handmatige registratie van inkomende correspondentie

Desgewenst kan voor ingekomen correspondentie die niet automatisch in de inkomende correspondentie module terecht komen, handmatig een registratie gemaakt worden. Hier kan eventueel (handmatig) een bijlage aan gekoppeld worden maar dat is niet perse nodig.

 

Hierbij wordt het document dus niet via de scanner naar AuditCase overgezet. Dit handmatige proces is beschreven in het volgende supportartikel, waarbij in feit het aanmaken en toewijzen in één keer gedaan wordt. 

 

Klik hier voor de instructie voor het handmatig aanmaken van Inkomende Correspondentie

 

De archivering van de handmatig aangemaakte en toegewezen inkomende correspondentie is gelijk aan de archivering van gescande documenten.

 

 

Verwante artikelen en instructies voor IC

 

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk