Handleiding: Inkomende Correspondentie - instructie toewijzen IC

In dit artikel wordt beschreven hoe in de Inkomende Correspondentie module documenten worden toegewezen aan een klant en lezers. 

 

Toewijzen Inkomende Correspondentie documenten

  1. Ga vanuit het menu naar de Inkomende Correspondentie module.



  2. De module wordt geopend met aan de linkerkant de menu opties. Om IC documenten te verwerken wordt één van de opties onder 'Ingescand, openstaand' gekozen. Kies de optie 'overzicht'. Mocht u meer ruimte in het scherm nodig hebben dan kan het linkerpaneel dichtgeklapt worden door op het 'folder-icoon' te klikken.




  3. Klik een van de klaarstaande documenten open. Naast een preview van het gescande document, verschijnen een aantal velden die gevuld kunnen worden, waardoor het gescande ingekomen correspondentiestuk wordt toegewzen



    Veld Omschrijving
    Referentienummer:    Uniek nummer voor het document. Wordt automatisch bepaald
    Afkomstig van: De afzender van het IC document. Deze wordt geselecteerd uit de relatiedatabase of er wordt een eigen waarde gekozen wanneer deze nog niet geregistreerd is.
    Contactpersoon:  Eventueel de contactpersoon van het bedrijf / partij van de Afkomstig van.
    Datum ontvangst: De datum waarop het stuk is binnengekomen. Standaard op de datum van aanmaken.
    Kore omschrijving: Korte omschrijving van het stuk
    Soort correspondentie: Het type van het IC stuk. Hier wordt in sommige weergaven op gesorteerd.
    Eerste lezer: Hier wordt een collega geselecteerd die (evt. met behulp van een notificatie) attent wordt gemaakt op het document.
    Extra lezers: Hier kunnen extra collega's worden geselecteerd (als bij eerste lezer).
    Dossier: Om het document naar het dossier te archiveren kan hier de juiste informatie worden bepaald hiervoor: dossier en dossierstructuur. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als 'Afkomstig van'
    Portal: De gegevens om het document uiteindelijk ook op een portal beschikbaar te maken.
  4. Wanneer het formulier volledig is ingevuld kan het worden opgeslagen door middel van de knop bewaren. 


  5. Er is ook een mogelijkheid om direct het volgende document te verwerken. Door middel van de knop 'Volgende (#)' wordt het volgende document geopend om te verwerken.

 

Toegewezen inkomende correspondentie. 

Wanneer de inkomende correspondentie in AuditCase is toegewezen kan het nog gearchiveerd worden. Dit wordt uitgelegd in het artikel: Handleiding: Inkomende Correspondentie - Archivering

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk