Handleiding: Inkomende Correspondentie - instructie handmatig aanmaken en toewijzen IC

In dit artikel wordt beschreven hoe in de Inkomende correspondentie module documenten worden aangemaakt en toegewezen.

 

Aanmaken Inkomende Correspondentie documenten

  1. Ga vanuit het menu naar de Inkomende Correspondentie module.





  2. De module wordt geopend met aan de linkerkant de menu opties en rechtsboven de verschillende acties. Kies rechtsboven de actie Inkomende correspondentie... onder aanmaken.





  3. Het formulier om een Inkomend correspondentie document aan te maken verschijnt en de velden kunnen worden gevuld:



    Veld Omschrijving
    Referentienummer:    Uniek nummer voor het document. Wordt automatisch bepaald
    Afkomstig van: De afzender van het IC document. Deze wordt geselecteerd uit de relatiedatabase of er wordt een eigen waarde gekozen wanneer deze nog niet geregistreerd is.
    Contactpersoon:  Eventueel de contactpersoon van het bedrijf / partij van de Afkomstig van.
    Datum ontvangst: De datum waarop het stuk is binnengekomen. Standaard op de datum van aanmaken.
    Kore omschrijving: Korte omschrijving van het stuk
    Soort correspondentie: Het type van het IC stuk. Hier wordt in sommige weergaven op gesorteerd.
    Eerste lezer: Hier wordt een collega geselecteerd die (evt. met behulp van een notificatie) attent wordt gemaakt op het document.
    Extra lezers: Hier kunnen extra collega's worden geselecteerd (als bij eerste lezer).
    Dossier: Om het document naar het dossier te archiveren kan hier de juiste informatie worden bepaald hiervoor: dossier en dossierstructuur. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als 'Afkomstig van'
    Portal: De gegevens om het document uiteindelijk ook op een portal beschikbaar te maken.


  4. Wanneer de velden gevuld zijn kan het document worden opgeslagen.




Wanneer het document is opgeslagen wordt het zichtbaar in de verschillende weergaven in de Inkomende correspondentie modulen en, wanneer u als 1e of extra lezer bent aangemerkt, in AuditCaseStart onder het tabblad Inkomend.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk