Handleiding: E-mail archiveren in AuditCase

Inleiding

AuditCase biedt de mogelijkheid om inkomende e-mails te archiveren in een dossier. Het archiveren van e-mail in klantendossiers biedt, naast een overzichtelijke inbox, verschillende voordelen:

 

  • informatie / een e-mail wordt direct beschikbaar voor collega's 
  • verschillende acties worden in het dossier beschikbaar (ook voor collega's)
  • informatie wordt in het klantdossier gestructureerd verzameld

 

 

 

In dit artikel beschrijven we in enkele stappen hoe e-mail gearchiveerd / verwerkt wordt naar het dossier van de klant.

 

In het kort..

Het archiveren gebeurt in enkele stappen welke we achtereenvolgens zullen uitleggen.

 

  • E-mail(s) selecteren
  • Knop 'Archiveren in Dossier'
  • Klant selecteren of zoeken
  • Dossierstructuur selecteren en eventueel labels toevoegen

 

Het is mogelijk om standaard te bepalen wat er met de e-mail gebeurt welke gearchiveerd wordt. 


E-mail(s) selecteren

Allereerst wordt de e-mail (of worden de e-mails) geselecteerd welke gearchiveerd dienen te worden. Wanneer meerdere e-mails in hetzelfde dossier onder dezelfde structuur terecht moeten komen kunnen deze allemaal worden geselecteerd en in één keer worden gearchiveerd.

Er zijn in dit geval enkele opties die handig zijn bij het selecteren. Door te zoeken en filteren kunnen de e-mails van bijv. een bepaalde klant / persoon of e-mails over een onderwerp worden gezocht welke vervolgens kunnen worden geselecteerd. 

 zoek_filter.png

 

Archiveren in Dossier

Nadat de gewenste e-mail(s) is/zijn geselecteerd kan de actie worden gestart door middel van de knop 'Archiveren in Dossier'. Er verschijnt vervolgens nog een vraag over het verplaatsen of verwijderen van de verwerkte e-mail, welke we verderop in dit artikel uitleggen.

 

 

Klant selecteren of zoeken

Nu wordt eerst de klant geselecteerd waar de e-mail in het dossier terecht moet komen. Er bestaan hier drie mogelijkheden:

  • de klant wordt uit een lijst laatst bekeken klanten gekozen;
  • de klant wordt uit een lijst suggestiesgekozen;
  • de klant wordt opgezocht en geselecteerd.

 

 

Dossierstructuur selecteren en eventueel labels toevoegen

Als laatste wordt de structuur gekozen of geselecteerd waaronder de e-mail gearchiveerd moet worden. Hier is het ook mogelijk om een eerder gekozen structuur te selecteren of anders, een 'eigen' structuur te kiezen.

 

Bij het kiezen van de dossierstructuur is het ook mogelijk labels te selecteren die van toepassing zijn op de e-mail. Dit maakt het mogelijk om het stuk op basis van deze labels later terug te zoeken in het dossier.

 

Het is overigens ook mogelijk om de beschrijving van de e-mail aan te passen. Het onderwerp van de e-mail wordt hier standaard overgenomen maar deze kan gewijzigd worden (indien er één e-mail is geselecteerd).

 

e-mail_dossier_kiezen.png

 

 

Wat gebeurt er met de e-mail na het archiveren?

Het is mogelijk om een standaard optie te kiezen voor wat er met de e-mail gebeurt nadat deze is gearchiveerd in het dossier. Deze optie vindt je je persoonlijk profiel bij applicatie instellingen (vanaf versie 8.8) via de instelling: 'E-mail verwijderen of verplaatsen na archiveren'. Hier kan worden aangegeven: vragen / nooit / altijd.

  

  • vragen: er verschijnt een melding 'Wilt u de e-mail(s) na het archiveren verplaatsen naar de map 'MailVerwerktInDossier'? 
  • altijd: bovenstaande vraag verschijnt niet en de e-mail wordt na het archiveren verplaatst naar deze map
  • nooit: de e-mail blijft na verwerking staan in de inbox

De map (in dit geval MailVerwerktInDossier) waar de e-mail naartoe wordt verplaatst kan centraal geconfigureerd worden in AuditCase (en geldt voor alle gebruikers).

 

Deze functie werkt voor Lotus Domino e-mail klanten net iets anders**:

  • vragen: er verschijnt een melding Wilt u de e-mail(s) na het archiveren verwijderen? (de e-mail wordt naar de prullenbak verplaatst)
  • altijd: bovenstaande vraag verschijnt niet en de e-mail wordt na het archiveren verwijderd (de e-mail wordt naar de prullenbak verplaats)
  • nooit: de e-mail blijft na verwerking staan in de inbox

** Het verschil zit in het feit dat via de IMAP koppeling het niet mogelijk is om e-mails naar de prullenbak te verplaatsen (bij verwijderen) maar alleen direct verwijderd kan worden. Dit zien wij niet als een gewenste optie en daarom wordt de e-mail standaard naar een map verplaatst. In Lotus Domino hebben we wel de mogelijkheid naar de prullenbak te verplaatsen, dus hier is dit oorspronkelijk dan ook wel voor gemaakt. 

 

Gearchiveerde e-mail

Het is natuurlijk mogelijk dat een e-mail al is gearchiveerd in een dossier. Wanneer dit het geval is verschijnt onderstaande melding. De e-mail waar het om gaat kan via deze dialoog worden geopend en er kan worden gekozen om de e-mail alsnog te archiveren.

 

  

Gearchiveerde e-mail - markering*

Deze functie is mogelijk voor Lotus Domino e-mail klanten (via het IMAP protocol is het helaas niet mogelijk dit door te geven).

Wanneer e-mails niet verwijderd worden na het archiveren hebben deze een kenmerk dat deze gearchiveerd is. Een groen diamant icoon geeft aan dat de e-mail reeds gearchiveerd is.

 

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk