Aanmaken van uitgaande correspondentie

Het versturen van uitgaande correspondentie vindt doorgaans plaats naar contactpersonen of groepen mensen bij de klant indien de klant een bedrijf is. Klant-personen (particuliere klanten) worden doorgaans direct aangeschreven.

 

Het uitgangspunt in AuditCase is altijd dat gestart wordt bij de klant of de contactpersoon van de klant.

Zoek de klant waarvoor een uitgaande correspondentiestuk gemaakt gaat worden. Dit kan via het Zoekveld links bovenin het scherm of via het overzicht de Laatste 15 Bekeken. Klik op de naam van de klant zodat het klantoverzicht geopend wordt. Kies daarna voor een contactpersoon of algemene correspondentie.

Correspondentie wordt in principe altijd aan een contactpersoon of een afdeling/directie gericht. 

 

1. Klik op de regel van de contactpersoon -naast de naam- en start daarna de actie
Correspondentie - sjabloon.

 

correspondentie_aanmaken.png

 

Tip: Voor snel een e-mail aanmaken kies dan voor "Correspondentie - E-mail"

 

 

2. Maak een keuze uit de aangeboden sjablonen.

 

sjabloon_kiesen.png

 

De envelop staat voor e-mail, de W is een brief die in Word aangepast kan worden (zie stap 5). 

 

3. Kies in welke map de correspondentie opgeslagen mag worden. 

De laatst gebruikte dossierlocaties wordt onthouden en geeft de mogelijkheid veel gebruikte dossierlocaties snel te kiezen.

 

Indien de gewenste dossierlocatie niet bij de laatst gebruikte staat, kan een locatie gekozen worden door de mappenstructuur uit te klappen.

 

N.B. AuditCase vereist altijd dat tot op het laagste niveau een mappenkeuze gemaakt wordt. 

 

dossier_locatie.png

 

Bij het kiezen van een locatie kan er ook nog gekozen worden voor:

  • Label(s): Hiermee labelt u wat het is zoals; inkoopfactuur, jaarrekening, KvK uittreksel etc.
  • Extra dossier: indien gewenst kan het document ook in meer dan één klantdossier opgeslagen worden. 

 

4. Ondertekening

U kunt ook kiezen hoe de correspondentie wilt ondertekenen. Wanneer u kiest voor gewijzigde ondertekening onthouden bewaard hij de gegevens die u heeft ingevuld voor de volgende keer. 

Hier kan ook gekozen worden om de brief of e-mail te ondertekenen met een andere kantoormedewerker, bijvoorbeeld de uiteindelijke ondertekenaar van de brief.

 

ondertekening.png

 

Postboek: Het standaard postboek is afhankelijk van de vestiging die is opgegeven bij de medewerker.  

 

 

5. Aanpassen correspondentie Word/Excel of e-mail

 

  • E-mail sjabloon: Wanneer u klikt op "Aanmaken" dan wordt de e-mail geopend en kunt u de tekst schrijven en/of aanpassen.

  • Word/Excel sjabloon: Wanneer u klikt op "Aanmaken" dan wordt de brief in Word of Excel aangemaakt. U kunt de tekst schrijven en/of aanpassen en daarna Word of Excel rechts boven sluiten met het kruisje en het bestand opslaan. Ga daarna terug naar AuditCase.

aanpassen_in_Word.png

 

Binnen Word/Excel zijn alle functies beschikbaar. In het Word/Excel documenten kunnen 'velden' aanwezig zijn waarvan de inhoud uit AuditCase afkomstig is, zoals het adres en de aanhef van de brief. Ook worden enkele 'velden' weer teruggegeven aan AuditCase zoals het Betreft veld. 

 

6. Definitief maken van de uitgaande correspondentie

Als Word/Excel is afgesloten wordt AuditCas weer zichtbaar. Wanneer u klikt op "bewaren" wordt de correspondentie in AuditCase opgeslagen. Wanneer u de correspondentie direct naar de klant wilt versturen kiest u voor "Bewaren en versturen".

 

correspondentie_bewaren.png

 

 

Bijlagen inzichtelijk maken op het klantenportaal

In een uitgaand correspondentiestuk kan direct aangegeven worden of het Office-bestand, of eventueel het automatisch aangemaakt pdf-document,  direct op het klantenportaal gezet moet worden na archivering naar het klantdossier. Dit kunt u doen door "gedeeld met klant:" op "ja" te zetten. 

 

Alleen wanneer het document de status Goedgekeurd heeft, wordt de bijlage op het klantenportaal getoond. Uitsluitend hiertoe bevoegde personen kunnen uitgaande documenten goedkeuren voor de portal.

 

Bijlagen insturen naar CaseWare Cloud

Indien de koppeling naar CaseWare Cloud geactiveerd is kunnen bijlagen bij het versturen ook automatisch ingestuurd worden naar CaseWare Cloud.

Zie hiervoor Insturen naar CaseWare Cloud bij versturen uitgaande correspondentie.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk