Aanmaken contactpersonen

Wanneer u een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen aan AuditCase dan kunt u dit het meest eenvoudig op de volgende manier doen:

 

1. Selecteer het bedrijf waar deze contactpersoon voor aangemaakt moet worden.

Dit kan in AuditCase Start door te zoeken rechtsboven of te kiezen uit een recente lijst met klanten. Zie hiervoor de beschrijving in: Starten met Auditcase  

 

2. Maak via de actie een contactpersoon aan: Kies Acties - Aanmaken - Contactpersoon.

 

 

mceclip0.png

 



3. Standaard zijn de enige verplichte velden: de voorletters en de geslachtsnaam (achternaam) van de contactpersoon en dan kunt u het document bewaren. Wanneer er meerder bedrijven zijn met dezelfde natuurlijke persoon als contactpersoon, gaat u dus van bedrijf naar bedrijf om ze allen te voorzien van deze contactpersoon.

 

Drie aanvullingen:

A. Stel dat de contactpersoon al bekend is als particuliere klant dan kunt u na het bewaren de nieuwe contactpersoon koppelen aan deze bestaande klant-persoon door het actie menu in het formulier rechtsboven: Acties - Koppelen aan hoofd(contact)persoon...

 

 

 

Dit wordt gebruikt om vervolgens maar op één plaats deze gegevens te hoeven bijhouden en tevens voor de koppeling naar de portal.

 

 B. De contactpersoon is niet bekend als particuliere klant, maar wel als contactpersoon bij een ander bedrijf. U kunt dan met hetzelfde menu item deze contactpersoon koppelen aan een contactpersoon bij een ander bedrijf (2). Deze natuurlijke persoon is dus contactpersoon bij meerdere bedrijven.

 

Let op: De contactpersoon bij bedrijf 2 wordt daarmee hoofdcontactpersoon. Deze hoofdcontactpersoon-bedrijf 2 mag zelf geen hoofdcontactpersoon hebben (Bij bedrijf 3). Is dat wel zo, dan kan de contactpersoon die u bij bedrijf 1 wilde maken direct aan de hoofdcontactpersoon van bedrijf 3 gekoppeld worden.

 

In dit laatste geval is er één hoofdcontactpersoon en twee volgende-contactpersonen. Deze correcte registraties zijn belangrijk voor koppelingen naar externe pakketten. Voor de koppelingen naar de Pinkweb portal kunt u het artikel bekijken: 

Klantregistratie - koppeling met pinkweb

 

C. Het e-mailadres dat standaard gebruikt wordt voor contactpersonen zit onder de sectie "Correspondentie" van het tabblad "contactpersoon" van de contactpersoon. Hier kunt u kiezen uit Algemeen e-mailadres vh bedrijf/ zakelijk e-mailadres / Privé e-mailadres. Dit standaard e-mailadres, is het e-mailadres dat voor deze contactpersoon bij bedrijf X standaard doorgegeven wordt in koppelingen. Bij verschillende contactpersonen die aan één natuurlijk persoon hangen, wordt het privé e-mailadres overgenomen van de hoofdpersoon van deze contactpersonen. Uiteraard kan het zakelijke e-mailadres van deze contactpersoon per bedrijf/klant waarmee deze contactpersoon verbonden is, verschillen per bedrijf/klant.

 

Een contactpersoon verwijderen gebeurt door de contactpersoon los te koppelen van de hoofdcontactpersoon en/of eventuele volgende contactpersonen. Wanneer de contactpersoon-kaart daarna op "Wijzigen" wordt gezet, verschijnt er een knop "Verwijderen".

 

Voor het wijzigen van de structuur met een hoofdpersoon kunt u terecht in het artikel: 

Wijzigen van een hoofd(contact)persoon

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk