Bestanden verwerken naar AuditCase met Batchupload


Inleiding

In AuditCase is een module beschikbaar die het mogelijk maakt om eenvoudig bestanden in te lezen en verwerken. Door middel van de batchupload-module is het mogelijk om de bestanden vanuit een map, welke bereikbaar is voor de server, in te lezen en te verwerken in AuditCase. 


Door middel van deze module is het mogelijk om snel bestanden te verwerken die bijvoorbeeld zijn ingescand of uit een andere applicatie komen.

 

 

Beschrijving batchupload

In grote lijnen worden in dit proces een aantal stappen doorlopen die in dit artikel verder worden uitgelegd. Daarbij zijn verschillende instellingen mogelijk om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren. Uiteindelijk is het de bedoeling dat bestanden via enkele stappen in het dossier van een klant terecht komen.


Stappen in het verwerkingsproces

 

  1. bestanden opnemen in een map
  2. bestanden worden automatisch ingelezen
  3. bestanden worden omgezet via een (automatische) actie
  4. bestanden worden verwerkt in AuditCase
  5. bestanden worden automatisch in het dossier overgezet

 

De menu opties in Batchupload zijn ingericht op deze workflow en normaal gesproken kunnen deze opties van boven naar onderen in het proces worden gebruikt om de bestanden in het proces te volgen. Echter is het mogelijk stappen te automatiseren waardoor in sommige gevallen stappen worden overgeslagen.

 


Afb.1) Weergaven in batchupload die het proces ook weergeven

 

De verschillende stappen zullen we wat achtereenvolgens wat uitgebreider uitleggen waarbij de bovenstaande weergaven besproken zullen worden.


1. Bestanden opnemen in een map

In de eerste stap worden de in te lezen bestanden in een map opgenomen welke regelmatig automatisch door AuditCase wordt gecontroleerd. Deze map wordt éénmaal in AuditCase geconfigureerd waarbij verschillende mappen aangeven worden.

 

  • de map die wordt uitgelezen
  • de map waarin de verwerkte bestanden worden gezet
  • de map waarin bestanden worden gezet die niet konden worden verwerkt

 

Het is mogelijk om bestanden handmatig in de te controleren map op te nemen maar dit kan natuurlijk ook automatisch gebeuren door een ander proces. Een veel gebruikte methode is het inscannen van stukken op een scanner die deze in een bepaalde map opneemt op de server.

De map die wordt uitgelezen wordt in de configuratie module ingesteld (item: UPLOADFILES).

2. Automatisch inlezen 

De map waarin de bestanden worden opgenomen wordt iedere 15 minuten (standaard ieder kwartier) gecontroleerd op nieuwe bestanden. De bestanden worden in losse documenten in AuditCase opgenomen.

 

Nadat de bestanden zijn ingelezen komen ze in een weergave in de module beschikbaar: 

> Ingelezen of geüploade bestanden.

 

3. Omzetten ingelezen bestanden

De ingelezen bestanden kunnen in de bovengenoemde weergave worden getoond om vervolgens te worden geselecteerd om te worden omgezet, het is ook mogelijk dit proces direct na het inlezen te laten doen (dit kan geconfigureerd worden).

 

Bij het omzetten is het mogelijk om extra velden aan het document toe te voegen (deze worden geconfigureerd). Het is hierdoor mogelijk om een deel van de bestandsnaam uit te lezen en dit op het document op te slaan.

Voorbeelden van gegevens die gevuld kunnen worden:

  • het klantnummer;
  • het onderwerp:
  • een standaard dossierstructuur

 

Tijdens dit proces kan ook direct aan de hand van het klantnummer de klantinformatie worden opgezocht en aan het document worden toegevoegd. Een andere mogelijkheid is het standaard definiëren van een dossierstructuur voor deze documenten. 

 

De documenten die zijn omgezet verschijnen in de weergave:

> Toekennen dossierstructuur

 

Wanneer de dossierstructuur al bekend is, omdat deze in de configuratie als standaard te gebruiken structuur is vastgelegd, komen de stukken in de weergave:

> Te archiveren dossierstukken

 

Als laatste optie is het ook nog mogelijk dat de dossierstructuur niet nodig is om toch te verwerken naar het dossier. In dit geval komen deze in de weergave:

> Te archiveren bestanden zonder dossierstructuur

 

4. Verwerken van ingelezen bestanden

Nadat de documenten zijn ingelezen kunnen ze worden verwerkt in AuditCase. Dit kan via één van bovenstaande drie weergaven (afhankelijk van het feit of ze een dossierstructuur hebben / of moeten hebben).

 

De ontbrekende informatie om de stukken in het klantdossier op te slaan, kan worden aangevuld waarna de documenten via de archivering in het dossier terecht komen. Mogelijk is deze informatie in voorgaande stappen dus al automatisch aan het document toegevoegd en in dit geval is dit niet meer nodig.

 

5. Overzetten naar het dossier

De stukken waar de klantgegevens en dossierstructuur van bekend zijn kunnen automatisch worden overgezet naar het dossier. Deze actie, dossier archivering, zal iedere avond plaatsvinden. Ook bestaat er de mogelijkheid om na het inlezen en omzetten van bestanden deze actie automatisch te laten uitvoeren.

 

De gearchiveerde stukken worden zichtbaar in de weergave:

> Overgezet naar het dossier

 

 Configuratie opties/mogelijkheden

In voorgaande hoofdstukken werden de verschillende inrichtingsmogelijkheden al kort genoemd. Het is goed om te weten wat hierin mogelijk is en daarom zullen we de mogelijkheden hier opsommen:

 

Inrichting mappen en bestandsnaam

Allereerst is het belangrijk dat de mappen op het netwerk en de opbouw van de bestandsnaam worden geconfigureerd zodat deze op de juiste manier worden ingelezen. In deze configuratie wordt bepaald welke map wordt uitgelezen, waar de bestanden naar toe moeten (meerdere Batchupload en Inkomende correspondentie modulen zijn mogelijk) en hoe de bestandsnaam is opgebouwd. Wanneer het klantnummer wordt meegegeven in de bestandsnaam kan er worden aangeven waar in de bestandsnaam en welk scheidingsteken er wordt gebruikt.

 

[Configuratie item: UPLOADFILES]

 

Inrichting locatie en acties

Naast de mappen en bestandsnaam kan ook de dossierlocatie standaard worden vastgelegd. Wanneer de ingelezen bestanden altijd op dezelfde plek in het dossier moeten komen dan kan dit in dit item worden geconfigureerd. Het is hier ook mogelijk om de acties te configureren die het omzetten en archiveren naar het dossier standaard laten uitvoeren bij het inlezen.

 

[Configuratie item: UPLOADNOTIFICATION]

 

Inrichting notificatie

Indien gewenst kan een notificatie worden ingesteld voor de ingelezen bestanden. Dit kan worden ingesteld op basis van de medewerker velden van de gekoppelde gevonden klant.

 

[Configuratie item: UPLOADLOCATION]

 

Inrichting extra velden

Het is mogelijk om bij het inlezen, naast bovenstaande opties, standaard velden te definiëren die worden toegepast op het document dat wordt aangemaakt. Hierin is het ook mogelijk om de dossierstructuur vast te leggen / het klantnummer te definiëren, etc.

 

[Configuratie: profiel in module]

 

Tot slot:

Het doel van de batchupload module is om zo makkelijk mogelijk bestanden in het dossier van de klant te krijgen waarbij dit proces zoveel mogelijk automatisch verloopt.

 

 

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk