Nieuwe laag aanmaken in dossierstructuur

 

1. Inleiding:

In AuditCase wordt de dossierstructuur bepaald en beschikbaar gemaakt in de module "Dossierstructuur". In eerdere versies heet deze module: "Opdrachten". Dossierstructuur is ook de module om een nieuwe laag toe te voegen aan uw dossierstructuur. De functies op deze pagina zijn alleen beschikbaar voor beheerders. Wanneer u de paragrafen-structuur van deze help-pagina in de gaten houdt, behoudt u het overzicht.

 

mceclip0.png

 

De dossierstructuur kent 4 lagen:

Hoofdcategorie - Subcategorie - Subsubcategorie - en Activiteiten.

 

Deze structuur in vier lagen kan gekozen worden bij het opslaan van documenten in AuditCase. Zie hiervoor ook de afbeelding hierboven. Deze vier lagen worden hieronder in volgorde behandeld. Nieuwe items kunnen voor iedere laag worden aangemaakt: 

Hoofdcategorie    (Zie paragrafen Hoofdcategorie toevoegen en Hoofdcategorielijst-item maken)

Subcategorie        (Zie paragrafen Subcategorie toevoegen en Subcategorielijst-item maken)

Subsubcategorie  (Zie paragraaf Subsubcategorie toevoegen)

Activiteiten            (Zie paragraaf Activiteiten toevoegen)

Om dit te beheren, opent u eerst de module "Dossierstructuur":

  

mceclip0.png

 

  

2. Het beheer van te selecteren dossierstructuren:

De beschikbare hoofdcategorieën zijn te zien in Dossierstructuur -> Op organisatieniveau -> op categorie.

Het toevoegen van een hoofdcategorie uit die lijst gebeurt in "Op organisatieniveau" -> "Op categorie".  Kies "Acties...." -> Opdracht. Er opent zich een venster: "Dossierstructuur op organisatie niveau". 

 

mceclip0.png

 

Hoofdcategorieën kunnen toegevoegd worden uit een voorgedefinieerde lijst. Hoe u deze lijsten kunt beheren, staat hieronder beschreven:

 

3. Het beheer van de keuze lijsten:

 

3.1 Hoofdcategorie-lijst item maken

De beschikbare hoofdcategorieën zijn te zien in Dossierstructuur -> tabel -> Gecategoriseerd, in de lijst onder "Dossierhoofdstructuur". Zie afbeelding hieronder. 

 

mceclip1.png

 

Nieuwe items in deze keuzelijst kunnen in principe door u zelf aangemaakt worden, maar omdat hierin nogal wat instellingen staan die technisch van aard zijn (zoals lees- en schrijfrechten), is het gebruikelijk om dit via support@changetocomm.nl aan te vragen. 

 

3.2 Subcategorie-lijst item maken. 

 De hoofdcategorie zoals weergegeven in Tabel -> Dossier hoofd structuur, heeft een code. Dit is te zien in onderstaande schermafdruk. Deze code is nodig om snel de juiste plek te vinden om de subcategorie aan te maken. In het voorbeeld hieronder heeft "Advies Dossier" code AD.

  

mceclip2.png

 

Wanneer de voorgedefinieerde lijst met subcategoriën moet worden uitgebreid met meer items, kunt u deze aanvullen. Dit kan onder het menu-item Tabel -> Gecategoriseerd. Nu komt de code "AD" van pas die bovenin deze paragraaf was aangeduid als horende bij "Advies Dossier". Zoek in de Gecategoriseerd lijst naar "sub"gevolgd door de code in kleine letters. In ons voorbeeld van Advies Dossier dus "subad". Zie hieronder:

 

mceclip0.png

 

 

Kies een subcategorie uit onder "subad", vink deze aan en druk via de "Acties..." knop op "Aanmaken  Configuratie". In het scherm "Nieuw document" vult u achter "Onderwerp" het woordje "sub" gevolgd door de hoofdcategorie-code in. In het voorbeeld dus "subad". De twee velden eronder worden gevuld met de code en naam van de nieuwe subcategorie. 

 

 

mceclip6.png

 

Na het toevoegen is deze subcategorie te kiezen bij het beheren van de te kiezen dossierstructuren in paragraaf 2.

 

3.3 Subsubcategorie-toevoegen.

Subsubcategorieën worden per hoofdcategorie en per subcategorie getoond in Dossierstructuur -> Tabel -> Gecategoriseerd.  Dit is dezelfde lijst als de subcategorieën, alleen op een lager niveau. 'Algemeen' is standaard beschikbaar als subcategorie en als subsubcategorie. De code van Algemeen is 'a', 'aa' of 'AA'.

 

Zoals in de paragrafen van de subcategorie hierboven de "code" van de hoofdcategorie belangrijk is, zo is in deze paragraaf de "code" van de hoofdcategorie én de subcategorie belangrijk.  Aanmaken gaat verder zoals een subcategorie-lijst item aanmaken. In ons voorbeeld onder hoofdcategorie met code "ad" en subcategorie met code "2019":

 

Kies een subsubcategorie uit onder "subsubad2019", vink deze aan en druk via de "Acties..." knop op "Aanmaken  Configuratie". In het scherm "Nieuw document" kunt u het woordje "sub" gevolgd door de hoofdcategorie-code invullen. In het voorbeeld dus "subsubad2019". De twee velden eronder worden gevuld met de code en naam van de nieuwe subcategorie. 

 

 

mceclip0.png

 

 

3.4 Activiteiten toevoegen 

Activiteiten tenslotte kunnen aan de dossierstructuur worden toegevoegd op de plek waar de dossierstructuur wordt opgegeven. In het voorbeeld van een nieuw dossierstuk hieronder:

 

 

mceclip1.png

 

 

4. Extra informatie over het werken met jaarlagen:

De meest voorkomende dossierstructuur heeft op subcategorie of subsubcategorie ergens een jaarlagenstructuur: 2019, 2020, 2021...

Eronder komen meestal iedere keer dezelfde subsubcategorieën of activiteiten. Om te zorgen dat de "Boom" aan dossierstructuren onder zo'n jaarcategorie hetzelfde is, kunnen er mappen worden aangemaakt waarin het jaartal niet uitmaakt. Dit kan door het in de naam van de categorie opnemen van een "wildcard"-teken. In dit geval een sterretje of asterisk: *  .

 

In de afbeelding hieronder staat een voorbeeld: Linksboven (1) is weer de lijst met tabelonderdelen te zien. De Jr0AA is rechtsboven (2) opengeklapt en geeft aan dat de subsubcategorie 'Algemeen' onder elke subcategorie van JR (Jaarrekening Dossier) mag hangen. Bij (3) wordt als subcategorie '2019' gekozen. Helemaal rechtsonderin (4) is het resultaat te zien: 'Algemeen' is beschikbaar als keuze onder 2019, maar ook onder de andere submappen van "Jaarrekening Dossier" zoals 2018, 2020 enz.

 

 

mceclip1.png

 

 

Waarschijnlijk kunt u hiermee als beheerder een goede keuze maken om een dossierstructuur in te richten. Een structuur die vaak jaren meegaat, en die voor de accountant een vertrouwde plaats is om snel de gezochte documenten en bestanden terug te vinden.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk