Navigeren in een dossier

Zoek de klant waarvoor u een dossierstuk wilt aanmaken. Dit kan via de Zoekbalk links boven in het scherm of via het overzicht de Laatste 15 Bekeken.

 

Startpagina: Tabblad dossier

Zoeken naar en het selecteren van een dossierstuk kan via het dossier tabblad op de startpagina.

 

Navigeren. 

Alle vier de niveaus die in een klantdossier opgenomen kunnen worden, zijn kiesbaar als filter om documenten te vinden. Deze vier filters laten alleen dossierlocaties zien waar ook daadwerkelijk een dossierstuk in is opgeborgen. Hierdoor zie je nooit overbodige dossierlocaties bij die specifieke klant.

 

 zoeken_in_dossier.png

 

Daarbovenop is het mogelijk een Extra filter toe te voegen. Het extra filter een is een ‘full text search’ over alles in het klantdossier en zoekt ook in Microsoft Office documenten en doorzoekbaar gemaakte pdf-documenten.

 

 

Startpagina: overzichten tabbladen

Zoeken/selecteren dossierstuk met behulp van de andere tabbladen.

dossier_structuur.png

 

Onder het tabblad Dossier zijn een aantal sub-tabbladen opgenomen. Deze geven altijd het hele dossier weer (exclusief notities) op een vooraf gedefinieerde wijze (weergave).

 

  • Op dossier structuur: Geeft de 'mappen' weer waarin de stukken kunnen staan. Wanneer u een 'map' aan klikt klapt deze open zodat u kunt zien welke 'mappen' zich hier in bevinden. Wanneer u de 4e 'map' heeft gekozen kunt u de documenten die zich hier in bevinden zien. 
  • Op labels: Een dossierstuk kunt u een label geven (b.v. Jaarrekening). Deze weergave categoriseert de dossierstukken op deze labels.
  • E-mails: Alle e-mails die naar het dossier zijn gearchiveerd. 
  • Op status: Een dossierstuk heeft een status (b.v. 03. Gereed). Deze weergave categoriseert de dossierstukken op deze status.
  • Op type: Gecategoriseerd op wat voor type het dossierstuk is (b.v. Taak, inkomende e-mail, uitgaande e-mail, afgehandelde taken etc.).
  • Gedeeld: Alle gedeelde dossierstukken. Hierbinnen is onderscheid zichtbaar tussen concept (moet wel getoond worden, maar wordt nog niet getoond) en goedgekeurd (is geaccordeerd dat het op het klantportaal getoond mag worden).
  • Groepsdossier: Wanneer een klant in een groep zit kunt u het hele groepsdossier hier doorzoeken voor dossierstukken. 

 

N.B. in al deze weergaven is het mogelijk om met behulp van snelzoeken nog extra te filteren. Let op: Dit is geen full text search!

 

 

Acties op dossierstukken

Op een dossierstuk zijn altijd meerdere acties mogelijk. Deze ziet u wanneer u op de witregel van het dossierstuk klikt (naast de naam). Sommige acties zullen niet altijd zichtbaar zijn als gevolg van beperkingen door autorisatie op een dossierstuk of door beperkingen vanwege het type dossierstuk. Zo zijn ‘antwoorden via postboek’ en verwante acties alleen mogelijk op stukken die van oorsprong een e-mail zijn.

acties_dossier.png

 

 

 

Voor een aantal acties is een knop direct beschikbaar. U kunt op deze knoppen klikken om direct de actie uit te voeren. 

acties.png

 

Voor het aanmaken van een taak op een dossierstuk zie: Taak voor dossierstuk aanmaken.

 

 

Het klantdossier in een nieuw tabblad openen

Er is ook de mogelijkheid het klantdossier los te openen. Klik op de naam van de klant zodat het klantoverzicht geopend wordt en kies dan linksboven in het actiemenu: Acties -  Dossier openen.

dossier_openen.png

 

 

Het dossier wordt dan geopend in de startpagina, maar aan de linkerkant heeft u meer weergave mogelijkheden.

 

Zie voor aanvullende informatie over het dossier: 

- Dossierstuk registratie

Toelichting en kopie van bestanden in het dossier

- WWFT registratie in een klantdossier

- Dossierstuk bijlage (toevoegen, vervangen, verwijderen, hernoemen)

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk