Dossierstuk registratie (aanmaken)

 

In dit artikel bespreken we stapsgewijs hoe er een nieuw dossierstuk aangemaakt kan worden en hoe dit wordt gekoppeld richting het klantenportaal. 

 

Aanmaken dossierstuk.

Het aanmaken van een nieuw dossierstuk voor de klant doen wij als volgt:

1. Zoek de klant waarvoor u een dossierstuk wilt aanmaken. Dit kan via de Zoekbalk links in het scherm of via het overzicht de Laatste 15 Bekeken.

 zoek_de_klant.png

 

 

2. Door op de witregel naast de klantnaam te klikken klappen er een aantal acties open. Vanaf hier kunt u op de actie 'dossierstuk' klikken. 

dossierstuk.png

 

Wanneer u op de naam van de klant klikt in plaats van er naast kunt u vervolgens aan de linker kant klikken op acties.png en vervolgens op 'Dossierstuk'.

 

 

3. Vervolgens kunt u via het tabblad bestanden bijlage(n) aan het dossierstuk toevoegen door deze te slepen of u kunt klikken op 'bijlage(n) toevoegen'.

slepen_of_toevoegen.png

 

 

 

4. Tabblad Algemeen: De korte beschrijving moet zo volledig en duidelijk mogelijk zijn, anderen (ook klanten) moeten begrijpen wat er staat want dit wordt getoond op het klantenportaal. Vul tevens de status van het dossierstuk in.

tabblad_algemeen.png

 

 

5. Tabblad Dossier: Vul de juiste dossierlocatie in en voeg labels toe om het sorteren/terugvinden makkelijker te maken. 

tabblad_dossier.png

 

 

6. Tabblad Toelichting: Geef eventueel een extra toelichting op het dossierstuk.

Kies daarna voor Bewaren om het aanmaken van een nieuw dossierstuk definitief te maken. 

 

Bekijk voor mee informatie over extra toelichting en kopie van bestanden: Toelichting en kopie van bestanden in het dossierstuk

 

 

Klantenportaal integratie

Mogelijkerwijs werkt u met een klantenportaal. In dat geval kunt u de melding krijgen (afhankelijk van standaard instellingen) dat er aangegeven moet worden welke bijlagen er op het portaal getoond moeten worden.

 

Op het tabblad algemeen kunt u invullen of het dossierstuk gedeeld moet worden met de klant. Wanneer u 'ja' selecteert kunt u kiezen welke bijlage u wilt delen en dan krijgt u onderstaande opties.  

delen_klantportaal.png

 

Status delen.

Bij het veld Status delen kunt u indien u hier de rechten voor heeft kiezen voor Concept of Goedgekeurd.

  • Wanneer u kiest voor 'Concept' moet u ook kiezen wie de 'Goedkeurder voor delen' is. 
  • Wanneer u kiest voor 'goedgekeurd' wordt het stuk direct getoond aan klanten via het portaal. 

 

E-mail notificatie.

U kunt ook kiezen voor de optie 'e-mail notificatie versturen'. Dan kunt u een contactpersoon van de klant selecteren die een e-mail krijgt uit AuditCase dat er een dossierstuk klaar staat op het klantenportaal.

 

Kies tot slot voor Bewaren. Wanneer de status op goedgekeurd staat is het document direct inzichtelijk op het portaal.

Stond het op concept dan is het inzichtelijk na dat de goedkeurder het bestand heeft goedgekeurd. 

 

Zie voor aanvullende informatie over dossierstukken: 

Navigeren in een dossier

Toelichting en kopie van bestanden in het dossier

- WWFT registratie in een klantdossier

- Dossierstuk bijlage (toevoegen, vervangen, verwijderen, hernoemen)

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk