Klantregistratie - koppeling met PinkWeb

De klantregistratie in AuditCase is bijzonder belangrijk voor het goed functioneren van de koppelingen naar andere pakketten als Microsoft Office, Client Online, TwinField, Qics, Alure, Afas, AccountView, Prim@ccount, etc.

 

Vaak hebben klanten onderling relaties met elkaar. Zo kunnen klanten onderling in een groepstructuur zitten en/of in een wwft structuur en/of in een moeder-dochterstructuur en/of in een levenspartnerstructuur.

 

Dit artikel gaat over de koppeling naar PinkWeb en hoe de klanten en contactpersonen onderling goed te registreren in AuditCase.

 

Klantregistratie t.b.v. koppelingen naar andere pakketten
De koppelingen naar andere pakketten wordt gestuurd door de registratie op het tabblad “Beheer\koppelingen” van de klantkaart (Klant-Bedrijf en Klant-Persoon).

Op dit tabblad wordt per klantregistratie aangegeven of de klant mee moet lopen in de koppeling naar het andere pakket.


N.B. enkele oudere koppelingen maken nog geen gebruik van dit tabblad en werken nog op inhoudelijke velden op de klantkaarten. Raadpleeg Change to Comm indien het te koppelen pakket niet in het lijstje staat op dit tabblad.

 

De CRM koppeling AuditCase – Cliënt Online (PinkWeb)


De CRM koppeling tussen AuditCase en Cliënt Online zorgt voor het uitwisselen van de klantgegevens die in AuditCase zijn vastgelegd naar Cliënt Online. Deze koppeling is in de wiki functioneel beschreven (zie document met titel “PinkWeb CRM Koppeling functionele beschrijving”), maar zal in deze handleiding verder uitgewerkt worden.


In AuditCase spreken we over een “klant” waar Cliënt Online het heeft over een “cliënt”. Een vergelijkbare situatie betreft de “contactpersoon” in AuditCase een de “cliënt-gebruiker” in Cliënt Online.


In AuditCase wordt een klant en/of contactpersoon gemarkeerd als zgn. portalklant en portalcontactpersoon door op het tabblad Beheer\Koppelingen het veld “Koppelen met client-online” op “Ja” te zetten.


In Cliënt Online kan een “Cliënt” voorkomen zonder “Cliënt-gebruiker”, maar dat is weinig zinvol omdat de gegevens in Cliënt Online altijd voor een ingelogde “Cliënt-gebruiker” ontsloten worden.


Derhalve is het ook in AuditCase noodzakelijk altijd een “Klant” en een “Contactpersoon” (bij die klant) aan te wijzen.

 

De eenvoudige situatie Klant-Bedrijf met een contactpersoon


In deze situatie is er een Klant-Bedrijf dat op de portal moet (“Cliënt”). Bij deze klant bedrijf zijn 2 contactpersonen vastgelegd. Slechts 1 van de contactpersonen moet “Cliënt-gebruiker” worden.

Schematisch:

 

In dit geval wordt bij Klant-Bedrijf A “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet en bij Contactpersoon P ook.


De eenvoudige situatie met een Klant-Persoon


In deze situatie is er een Klant-Persoon die op de portal moet. Bij deze Klant-Persoon zijn geen contactpersonen vastgelegd.

Schematisch:

In dit geval wordt bij Klant-Persoon P “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet. Echter de Klant-Persoon heeft geen contactpersoon en Cliënt Online vereist altijd een “Cliënt-gebruiker”. In deze situatie lost AuditCase dit op door de Klant-Persoon P ook als “Cliënt-gebruiker” P naar Cliënt Online te koppelen.

 

De complexere situatie met Klant-Bedrijf en Klant-Persoon met één inlognaam


In deze situatie is er een Klant-Persoon die op de portal moet voor zijn privé registratie (b.v. IB), maar hij is ook DGA bij een Klant-Bedrijf. De gewenste situatie is dat de Klant-Persoon met 1 inlogcode zowel zijn privé als zijn zakelijke gegevens in Cliënt Online kan benaderen.


Schematisch:

 

In dit geval wordt:

Stap 1: de contactpersoon P gekoppeld met de Klant-Persoon P.
Hiermee wordt AuditCase verteld dat Klant-Persoon P en Contactpersoon P, feitelijk dezelfde persoon P is in de echte wereld.
Het koppelen is een functie in AuditCase. Bij een aangemaakte en opgeslagen contactpersoon wordt de actie “Koppelen aan hoofd(contact)persoon…” gebruikt om deze contactpersoon te koppelen aan een “Hoofd(contact)persoon”.
Hierdoor wordt van deze contactpersoon een aantal persoonlijke gegevens (o.a. NAW) door het systeem automatisch gelijk gehouden. Tevens weet AuditCase hierdoor dat de contactpersoon P en de Klant-Persoon P in Cliënt Online dezelfde inlogcode moeten krijgen.

Stap 2: bij Klant-Persoon P “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.

Stap 3: bij Klant-Bedrijf A “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 4: bij Contactpersoon P “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Het resultaat in Cliënt Online zal zijn dat de Cliënt-Gebruiker P onder Cliënt A “gelinked” zal zijn aan de Cliënt-gebruiker onder Cliënt P. Voor Cliënt Online is het daarmee dezelfde persoon in de echte wereld en zal de Cliënt-gebruiker P zijn privé gegevens en de gegevens van zijn bedrijf zien.

 

De zeer complexe situatie met meerdere Klant-Bedrijven, meerdere contactpersonen en meerdere Klant-Personen met één inlognaam


In deze situatie zijn er meerdere Klant-Personen die op de portal moet voor zijn privé registratie (b.v. IB), maar die allen ook DGA bij meerdere Klant-Bedrijven. De gewenste situatie is dat de iedere Klant-Persoon met 1 inlogcode zowel zijn privé als zijn zakelijke gegevens in Cliënt Online kan benaderen.

Schematisch:

In dit geval wordt:


Stap 1a: de contactpersoon P gekoppeld met de Klant-Persoon P
Stap 1b: de contactpersoon Q gekoppeld met de Klant-Persoon Q
Hiermee wordt AuditCase verteld dat Klant-Persoon P en Contactpersoon P, feitelijk dezelfde persoon P is in de echte wereld. Hetzelfde geldt vanzelfsprekend voor persoon Q.

Tevens weet AuditCase hierdoor dat de contactpersoon P en de Klant-Persoon P in Cliënt Online dezelfde inlogcode moeten krijgen. En dat contactpersoon Q en Klant/Persoon Q ook een eigen inlogcode

Stap 2a: bij Klant-Persoon P “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 2b: bij Klant-Persoon Q “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 3a: bij Klant-Bedrijf A “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 3b: bij Klant-Bedrijf B “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 4a: bij Contactpersoon P van Klant/Bedrijf A “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 4b: bij Contactpersoon Q van Klant/Bedrijf A “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 4c: bij Contactpersoon P van Klant/Bedrijf B “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.
Stap 4d: bij Contactpersoon Q van Klant/Bedrijf B “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” gezet.

 

Het resultaat in Cliënt Online zal zijn dat de Cliënt-Gebruiker P onder zowel Cliënt A als Client B “gelinked” zal zijn aan de Cliënt-gebruiker onder Cliënt P. Hetzelfde is van toepassing voor Cliënt-Gebruiker Q.
Cliënt-gebruiker P kan zijn privé gegevens en de gegevens van zijn bedrijven A en B zien. Cliënt-gebruiker Q kan zijn privé gegevens en de gegeven van bedrijven A en B zien.

 

N.B. Cliënt-gebruiker Q kan echter niet de privé gegevens van Client P zien en Cliënt-gebruiker P kan niet de gegevens van Cliënt Q zien!
Hoe een Client uit Client Online te verwijderen

 

Hierbij moet goed opgelet worden in welke volgorde dingen gedaan worden. M.n. in de complexe(re) situaties waarbij contactpersonen aan klant-personen gekoppeld zijn is de volgorde van belang.

 

Immers, als zowel de klant-persoon en de contactpersoon “Koppelen met Cliënt Online” op “Ja” hebben staan is de koppeling tussen contactpersoon en zijn hoofd (de klant-persoon), het enige dat AuditCase verteld dat het in de echte wereld om een en dezelfde persoon gaat en dus maar 1 inlogcode moet krijgen.



Er zijn echter verschillende scenario’s denkbaar. Bijvoorbeeld:
- Contactpersoon Q bij Cliënt B mag niet meer bij de gegevens van Cliënt B (maar nog wel bij die van Cliënt A);
- Klant-persoon Q verlaat de Klant-Bedrijven A en B en stopt ook als Klant-Persoon bij het kantoor;
- Klant-persoon P overlijdt;


In alle situaties is raadzaam om vooraf een schema te maken wat als eerste te doen, allemaal gericht op het voorkomen van versturen van nieuwe inloggegevens door Cliënt Online omdat Cliënt Online denkt dat er een nieuwe Cliënt-gebruiker is opgevoerd.


In veel situaties is de veiligste manier om ‘onderaan’ te beginnen. Dat wil zeggen bij de contactpersoon en deze eerst “Koppelen met Cliënt Online” op “Nee” te zetten. Dan de hogere niveau’s (klant-bedrijf en klant-persoon) en dan pas de koppeling tussen contactpersoon en hoofd (klant-persoon) te verbreken.

 

Meer informatie over het koppelen van contactpersonen aan klant-personen is terug te vinden in dit artikel: Privé gegevens Klant-persoon en contactpersonen synchroniseren

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk