Klantregistratie - groepsstructuur

De klantregistratie in AuditCase is bijzonder belangrijk voor het goed functioneren van de koppelingen.

 

Vaak hebben klanten onderling relaties met elkaar. Zo kunnen klanten onderling in een groepstructuur zitten en/of in een wwft structuur en/of in een moeder-dochterstructuur en/of in een levenspartnerstructuur. Dit artikel gaat over de groepstructuur.

 

Groepstructuur

Naast de bekendere Moeder-Dochter structuur is het in AuditCase ook mogelijk een groepstructuur te registreren. Daarbij worden Klant-Bedrijf en Klant-Persoon registraties aan elkaar gekoppeld tot een groep.

De criteria waarop een Klant-Bedrijf of een Klant-Persoon tot een groep behoort zijn niet door AuditCase voorgeschreven. Doorgaans worden klanten bij elkaar in een groep opgenomen omdat ze ‘iets’ met elkaar hebben.

Het samenstellen van een groep wordt in twee stappen gedaan:

  1. Aanwijzen van het groepshoofd
  2. Koppelen van de groepsleden aan het groepshoofd.

N.B. is het niet mogelijk om een groepshoofd zelf weer groepslid te maken van een andere groep. Ook is het niet mogelijk om een groepslid aan meerdere groepen te koppelen.

 

Groepstructuur: het hoofd

Iedere klant die nog geen groepshoofd is en ook nog niet als groepslid is opgenomen in een groep, is een potentieel groepshoofd. Ook een Klant-Persoon dus.

 

T.a.v. het beheer van een groep, is het aan te raden een klant als groepshoofd aan te wijzen voor de AuditCase Groepstructuur die de ‘spil’ is binnen een groep klanten. Logische voorbeelden zijn het hoofd van de fiscale eenheid of de hoogste moeder van een setje klanten.

 

Tabblad "algemeen - structuur":groepsstructuur.png

Een groepshoofd wordt gedefinieerd in de klantkaart. Zet deze op “Ja” en sla de klant weer op.

 

Groepstructuur: de leden

Iedere klant die nog geen groepshoofd is en ook nog niet als groepslid is opgenomen in een groep, is een potentieel groepslid. Dit geldt ook weer voor een Klant-Persoon.

 

Een groepslid wordt gedefinieerd in de klantkaart. Op het tabblad “Intern\Structuur” is een veld “Groepshoofd”. Kies voor “Nee” en er zal een extra veld getoond worden: “Kies groepshoofd”.  Er kan dan gekozen worden uit alle groepshoofden die in AuditCase reeds zijn vastgelegd. Het zoeken kan op de standaard waarden van klantnummer, klantnaam en zoeknaam van de klant.

 

Na het kiezen van de juiste klant, wordt de klantkaart opgeslagen om de koppeling vast te leggen.

Groepstructuur raadplegen

Een groepstructuur is zichtbaar in AuditCaseStart onder het kopje “Groep” met daarbij het aantal leden in de groep. De geselecteerde klant is vetgedrukt.

 

Groepstructuur opheffen

Het opheffen van een groepstructuur wordt gedaan door alle leden afzonderlijk 'af te koppelen' en desgewenst meteen opnieuw te koppelen aan een nieuw hoofd.

 

Het verwijderen van de registratie wordt gedaan door de klant te verwijderen in het veld “Kies groepshoofd” en vervolgens het veld “Groepshoofd” op “N.v.t.” te zetten.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk