Klantregistratie - typen en klantstatus

De klantregistratie in AuditCase is bijzonder belangrijk voor het goed functioneren van de koppelingen.

 

Dit artikel is bedoeld om inzicht te geven hoe de structuur van de module AC Relatie is en op welke wijze de koppelingen van invloed zijn op de structuur. Deze handleiding is nadrukkelijk niet bedoeld om alle velden in de module AC Relatie te leren kennen.

 

De globale structuur

In AC Relatie kunnen 9 typen registraties gedaan worden:

  1. Klant-Bedrijf: de registratie van een bedrijf dat “klant” is van het kantoor (b.v.’s, eenmanszaken, v.o.f’s etc).
  2. Klant-Persoon: de registratie van de natuurlijke persoon (particuliere klant) die klant is van het kantoor.
  3. Relatie-Bedrijf: de registratie van het bedrijf dat een ‘relatie’ heeft met een of meerdere klanten (b.v. KvK’s, inspecties, banken, notarissen etc.)
  4. Relatie-Persoon: de registratie van de natuurlijke persoon die een ‘relatie’ heeft met een of meerdere klanten.
  5. Contactpersoon: een medewerker van de klant of de relatie waarmee het kantoor contacten onderhoud. Dit kan een bestuurder van de klant zijn, of een bewindvoerder, maar ook een medewerker van de klant waar post of mails naartoe gestuurd worden.
    Een contactpersoon kan voorkomen bij de registratie typen 1, 2, 3 en 4.
  6. Algemene correspondentie: de registratie van algemene contacten bij een bedrijf. Doorgaans wordt dit gebruikt voor registratie van “de directie”, “het secretariaat” etc.
    Een algemene correspondentie kan voorkomen bij registratie typen 1 en 3.
  7. Relatie bij Klant: de registratie waarbij de onderlinge relatie tussen de klant van het kantoor (type 1 of 2) en de relatie (type 3 of 4) kan worden vastgelegd. Hiermee kan een ‘koppeling’ gelegd worden tussen bijvoorbeeld Klant A en Bank X. Dit verhoogt het inzicht in de ‘periferie’ van de klant en geeft daarmee mogelijkheden om met collega’s uit andere branches de klant te benaderen.
    Tevens wordt het mogelijk met deze registratie zgn. Post aan derden te versturen. (Post namens de klant aan de relatie).
  8. Medewerker bij Klant (vanaf versie 9.3 obsolete): de registratie waarbij een medewerker van het kantoor kan worden vastgelegd bij de klant van het kantoor. Door deze registatie kan meer inzicht verkregen worden welke kantoor medewerker met welke klanten over welke onderwerpen communiceert/adviseert. 
  9. Locatie: Locatie geeft de mogelijkheid om onder één bedrijf meerdere vestigingen aan te geven. Bij contactpersonen en algemene correspondentie is het vervolgens mogelijk om deze niet alleen aan een klant te koppelen, maar ook aan een locatie, waarmee deze de adresgegevens van de locatie zal gebruiken in plaats van de adresgegevens van de klant.

    De locaties worden overigens niet in de structuur bij een klant getoond, maar zijn wel terug te vinden via de weergaven wanneer de relatie module wordt geopend.

 

 

Schematisch weergegeven:

 

N.B. De verbinding tussen Klant-Bedrijf en Klant-Persoon en de verbindingen van en naar Locatie is met een stippellijn weergegeven omdat deze optioneel is.
 

Een contactpersoon en een algemene correspondentie kunnen nooit los voorkomen en moeten altijd aan een bedrijf of persoon verbonden zijn.

 

Registraties van het type “Relatie bij Klant” (type 7) en “Medewerker bij klant” (type 8) zullen hier verder niet meer besproken worden.

 

Opbouw van de Klant-Bedrijf klantkaart

De klantkaart bevat alle gegevens die voor een klant kan worden vastgelegd. Voor een Klant-bedrijf wordt een verdeling gemaakt in tabbladen om de gegevens bij elkaar te groeperen.

 

Bedrijf: Op dit tabblad worden alle basis gegevens van de klant beheerd verdeeld in meerdere ‘blokken’.

  • Algemeen met daarin de klantnaam en klantnummer
  • Correspondentie en Mailingen waar wordt opgegeven welke correspondentiegroepen zijn toegewezen aan de klanten en of de klant kan worden meegenomen in mailingen
  • Contactgegevens zoals algemene telefoon-, fax en e-mail gegevens en websiteadres maar ook vestigings- en correspondentieadressen


Intern: Op dit tabblad worden de gegevens beheerd die noodzakelijk zijn om de klant binnen het eigen kantoor goed te administreren. Dit wordt gedaan op een aantal sub-tabbladen.

  • Kantoor bij welke vestiging, organisatie hoort de klant.
  • Debiteurenkaart (optioneel) kan gebruikt worden om bij één klant extra organisaties/disciplines toe te wijzen met desgewenst een eigen debiteurnummer. 
  • Medewerkers bevat een aantal medewerkers van het kantoor die aan deze klant werken, zoals de verantwoordelijke vennoot, declarant en relatie eigenaar
  • Wwft bevat alle gegevens die voor de Wwft geregistreerd kunnen worden die betrekking hebben op een Klant-Persoon.
  • Acquisitie wordt gebruikt om op klantniveau acquisitie gegevens vast te leggen.
  • Opdrachten bevat de informatie die betrekking heeft op de soorten werk die voor de klant gedaan worden. 
  • Facturatie bevat het factuuradres voor de klant, maar ook het debiteurnummer.
  • Werkstop kan gebruikt worden om aan te geven of er een werkstop op de klant zit

 

Algemeen: Op dit tabblad zijn klantgerelateerde gegevens te vinden die niet vakspecifiek zijn.

  • Kentallen waarop enkele historische gegevens vastgelegd kunnen worden over de financiële staat van de klant.
  • Structuur waarop zowel de Moeder-dochterstructuur as de Groepsstructuur kan worden opgegeven.
  • WTA waarop wta gerelateerde gegevens van de klant worden vastgelegd

 

Vakinhoudelijk: Het tabblad waarop o.a. accountancy en fiscaal gerelateerde worden vastgelegd.

  • Accountancy waaronder de KvK gegevens
  • Fiscaal met de verschillende fiscale nummers
  • Automatisering (optioneel) om vast te leggen welke software een klant gebruikt
  • Personeelsadvies (optioneel) nummers die betrekking hebben op personeelsadviesdiensten

 

Bestanden (optioneel).

 

Beheer: Het beheer tabblad bevat informatie over de status van de registratie van de klant in AuditCase.

  • Actueel wanneer zijn de klantgegevens voor het laatst door het kantoor gecontroleerd op het actueel zijn.
  • Dossier Welke klantdossier is gekoppeld aan de klant
  • Koppelingen Welke koppelingen naar andere pakketten zijn aanwezig en is deze klant naar een of meerdere van deze pakketten gekoppeld.
  • Archiveer niet gebruiken
  • Algemeen  Hier wordt logging van de mutatiegeschiedenis getoond en kan een klant gemarkeerd worden voor verwijderen. 

 

Opbouw van de Klant-Persoon klantkaart

De klantkaart bevat alle gegevens die voor een klant kan worden vastgelegd. Voor een Klant-Persoon wordt een verdeling gemaakt in tabbladen om de gegevens bij elkaar te groeperen. De opbouw is vergelijkbaar aan de Klant-bedrijf. De afwijkingen zullen hieronder benoemt worden.

 

Persoon: Op dit tabblad worden alle basis gegevens van de klant beheerd verdeeld in meerdere ‘blokken’.

  • Persoon waarin de naam gegevens.
  • Contactgegevens zoals algemene telefoon-, fax en e-mail gegevens en websiteadres maar ook vestigings- en correspondentieadressen. Tevens kan bij Partnergegevens privé de naam gegevens van de levenspartner van de klant-persoon vastgelegd worden.

Bedrijf

  • Het tabblad waarop de verbinding tussen een Klant-Bedrijf en een Klant-Persoon kan worden vastgelegd. Deze verbinding is optioneel.
  • Tevens kan bij Contact worden vastgelegd wat de directe contactgegevens zijn van de klant-persoon bij het klant-bedrijf.

 

Klantstatus

Op de klantkaart voor een Klant-Bedrijf en voor een Klant-Persoon bevindt zich een klantstatusveld.  Deze komen overeen met de verschillende statussen die in de module AC Relatie beschikbaar zijn.

 

  • Suspect een mogelijke toekomstige klant waarvan wel de naam bekend is, maar waarmee nog geen contacten zijn gelegd.
  • Prospect een mogelijke toekomstige klant waarmee ook reeds contact gelegd is en gesprekken mee gevoerd worden.
  • Klantacceptatie-concept een toekomstige klant waarmee gesprekken gevoerd worden en die klaar gezet wordt om daadwerkelijk klant te gaan worden
  • Klantacceptatie-ter goedkeuring een toekomstige klant die klaar gezet is, maar nog door een klantgoedkeurder geakkordeerd moet worden of deze daadwerkelijk klant mag worden
  • Klantacceptatie-centrale administratie een toekomstige klant, die is goed gekeurd, maar waarvan de laatste registraties gecontroleerd moeten worden. Dit is doorgaans ook het stadium dat de klant wordt aangemaakt in niet aan AuditCase gekoppelde systemen.
  • Klant
  • Geen klant meer ex-klant
  • Relaties zijn bedrijven en personen die geen klant zijn bij het kantoor. Deze kunnen leverancier zijn van de klanten van het kantoor of dienstverleneners aan de klanten van het kantoor. Denk daarbij aan banken, kvk kantoren, inspecties etc.
  • Dienstverleners eigen organisatie is een relatie uit de voorgaande categorie, maar gemarkeerd in de relatiekaart dat het ook een leverancier/dienstverlener voor het eigen kantoor is.

 

Op de klantstatussen zijn rechten van toepassing. Niet iedereen heeft het recht een suspect/prospect/klantacceptatie/klant/geen klant meer  (verder  te noemen “Klant”) van status te wijzigen of te zien.

 

Doorgaans gebeurd het omzetten van een klantstatus middels het veld klantstatus op de klantkaart. Tijdens het klantacceptatieproces gebeurd het echter via de actieknoppen op de klantkaart, omdat er dan aanvullende autorisatie is ingeregeld en extra informatie wordt bijgehouden in een log.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk