Een Microsoft Office sjabloon toevoegen aan AuditCase

In AuditCase kan gebruik gemaakt worden van Microsoft Office sjablonen om documenten aan te maken. Hiermee wordt het mogelijk Word en Excel documenten aan te maken met informatie vanuit AuditCase.

 

 

 

Om met sjablonen te werken, moeten deze opgenomen worden in de Office sjablonen module. Deze is te vinden in de startpagina onder het AuditCase menu linksboven: Auditcase-> Sjablonen.

 

Per sjabloon kunnen de nodige configuraties worden gedaan. Zie onderstaande schermafdruk met een voorbeeld van een Word-sjabloon. De Excel-sjablonen werken iets anders dan de Word-sjablonen en dit zal verderop in dit artikel worden uitgelegd. Later in dit artikel staat ook een beschrijving hoe .pdf bestanden kunnen worden gemaakt.


Word

Voor een Word-sjabloon: kies Acties > Aanmaken sjabloon. Wanneer het werken met Word sjablonen nog nieuw is, is het volgende artikel nuttig: Tips voor Word sjablonen

 

voorbeeld_suppletie.png

 

 

Op het tabblad Bestanden moet het Microsoft Office sjabloon (let op dat deze daadwerkelijk van het type sjabloon is, bijv. dotx) opgeslagen worden:

 

voorbeeld_suppletie_2.png

 

Op het tabblad Dossier kan een voorkeur voor de dossierlocatie worden opgegeven voor het sjabloon. Ook correspondentie sjablonen hebben een dossierlocatie.

 

opslag_locatie.png

 

 

Vanaf versie 4.0 worden diverse formaten sjablonen ondersteund:
- Microsoft Word: dotx, dotm.
- Microsoft Excel: xltx, xltm.

 

De voorkeur heeft het werken met dotx en xltx, omdat dit het beste aansluit bij de beveiligingsinstellingen van je browser en dus geen extra meldingen geeft. Bovendien is dit de aanbevolen manier van werken met sjablonen vanuit Microsoft.

 

Excel

Naast het maken van sjablonen in Word, is het ook mogelijk sjablonen in Excel te maken en deze in AuditCase te gebruiken. Dat kan als correspondentie, maar veelal zal het voor een al gedefinieerd dossierdocument gebruikt worden. De belangrijkste aandachtspunten:

  1. in het Excel sjabloon moet aan de cellen die vanuit AuditCase worden gevuld, een naam gegeven worden. ('naamcel, of 'named cell', zie schermafdruk hieronder). Deze naam komt overeen met een veldnaam zoals deze in AuditCase gehanteerd wordt. Een overzicht van deze namen staat op: Veldenlijst MS sjablonen
  2. In de Excel sjabloon staat in de naamcel een waarde. In ALLE naamcellen moet een waarde staan (die tijdens de velduitwisseling met AuditCase overschreven zal worden).
  3. Een Excel sjabloon die opgeslagen wordt als .xltx of .xltm verliest inhoud van cellen. Dus ook de inhoud van de naamcellen. Een bestand-sjabloon abc.xltx maken, waar de naamcellen gevuld zijn gaat alsvolgt: Sla de Excel sjabloon abc.xlsx op als sjabloon abc.xltx. De naamcellen zijn nu leeg. Open het abc.xltx bestand (openen Excel en vervolgens het sjabloon openen). Vul de naamcellen met bijvoorbeeld nummers. Sla het bestand weer op met "Save" of "Opslaan". (Dus niet als Save as/Opslaan als!). De naamcellen blijven nu gevuld, en het bestand kan in de sjabloondatabase worden opgeslagen.


Het is niet de bedoeling dat naamcellen een formule bevatten. Bij het uitwisselen van gegevens met AuditCase wordt de formule als text in de naamcel opgenomen omdat dit als waarde wordt gezien.

 

 

 Lege of fout gevulde naamcellen leiden foutmeldingen als onderstaande:

 

 

Gevolgd door deze:

 

 

PDF 

Een mooie optie is om bij het aanmaken van documenten in AuditCase automatisch een PDF te laten aanmaken.  Voor het automatisch aanmaken van PDF bestanden is de applicatie AuditCaseConnector benodigd. Deze dient geïnstalleerd te worden op elke werkplek.


Daarnaast is het nodig dat er een veld "createPDF" wordt toegevoegd aan het sjabloon. Dit veld zorgt ervoor dat alle documenten die gemaakt worden op basis van het sjabloon automatisch een .PDF bestand meekrijgen tijdens het opslaan. Om deze documentwaarde in te stellen op het sjabloon kunnen onderstaande stappen worden gevolgd:

1. Open en sjabloon in Word en ga naar Bestand > Info > Eigenschappen > Geavanceerde eigenschappen.

 

 

2. Ga naar tab 'Aangepast' en vul 'CreatePDF' in achter het veld Naam. Vul in het veld 'Waarde' de tekst 'Ja' in. Druk vervolgens op 'Toevoegen' en 'Ok' om de waarde toe te voegen.

 

Om een veld uit te wisselen met AuditCase kan een 'bladwijzer' opgenomen worden in Word die de naam van het veld in AuditCase krijgt.

 

In Excel is het voldoende om de celnaam aan te passen naar de veldnaam in AuditCase. Let op dat in tenminste één van de cellen waar een celnaam aan gegeven is, ook een waarde in het veld staat. Dit wordt overschreven bij de velduitwisseling, maar is noodzakelijk om de uitwisseling te starten.

 

Voor een overzicht welke velden er beschikbaar zijn kan dit overzicht worden geraadpleegd.
Een ander aandachtspunt is de opmaak. In dit artikel meer informatie over het gebruik van stijlen. 

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk