Efficiëntie uitgaande correspondentie verbeteren door huisstijl

De werkwijze met betrekking tot uitgaande correspondentie in AuditCase bevat een uitstekende workflow om de e-mail of het poststuk voor uw organisatie te loodsen.

 

Echter, indien u uw brief wilt voorzien van een handtekening en een digitaal (beroeps)certificaat moeten er handelingen verricht worden buiten AuditCase die het proces minder efficient maken.

 

Hierin is een sterke verbetering te bereiken door in de Office omgeving met geavanceerde tools te gaan werken die wij doorgaans aanduiden met huisstijl. 

 

Denk daarbij aan:

  • Een actie om de logo's in het document aan of uit te schakelen. Hierdoor is maar één sjabloon nodig voor zowel afdrukken op voorgedrukt briefpapier (logo's uit), concept afdrukken voor intern gebruik (ook logo's uit) en afdrukken op blanco papier voor versturing (logo's aan) en gebruik in digitale vorm (PDF) voor b.v. e-mail en klantportaal (logo's aan). 
  • Een actie om andere logo's te gebruiken. Mits de opmaak van de verschillende brieven gelijk is, kan met één sjabloon volstaan worden indien er meerdere handelsmerken door uw organisatie gebruikt worden.
  • Een actie om het document in PDF op te slaan in AuditCase.
  • Een actie om een grafische handtekening in het document te plaatsen op de plaats waar die handtekening hoort.
  • Een actie om de digitale versie van het document (PDF) te voorzien van een digitaal al dan niet persoonsgebonden (beroeps)certificaat.
  • Een actie om voorgedefinieerde standaard teksten (tekstblokken) toe te voegen aan het document.

 

De documenten hoeven hiervoor onder andere niet meer geprint, handtekening gezet, gescand en weer in AuditCase opgeslagen te worden in het geval dat er een digitale versie van het document nodig is.

 

Bijgevoegd een een kort filmpje gebaseerd op de AuditCase demo omgeving waarin getoond wordt: logo aan/uit, tekst blokken, grafische handtekening en digitaal certificaat (in dit geval een algemeen, niet persoonsgebonden certificaat).

 

Neem contact met ons op indien u meer informatie ten aanzien van huisstijl in Word en Excel wenst.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk