Privé gegevens Klant-persoon en contactpersonen synchroniseren

Als een man/vrouw (dus een persoon) klant wordt bij het kantoor, wordt deze vastgelegd als een Klant-Persoon. Bij deze klantpersoon wordt vastgelegd wat zijn privé gegevens zijn zoals zijn naam, adressen en BSN.

 

Indien de persoon ook ondernemer is zal deze persoon ook vaak verbonden zijn aan één of meerdere bedrijven (eenmanszaak tot en met BV's). 

In AuditCase zal zo een bedrijf ook als klant geregistreerd zijn als een Klant-Bedrijf. De persoon die verbonden is aan het Klant-Bedrijf kan vervolgens geregistreerd worden als een Contactpersoon.

 

Daarmee hebben we dezelfde man/vrouw tweemaal vastgelegd in AuditCase. Indien een man/vrouw verbonden is aan meerdere bedrijven zal de man/vrouw bij elk bedrijf afzonderlijk als contactpersoon geregistreerd worden indien daartoe de noodzaak is.

 

Het antwoord op de vraag of het registreren bij iedere klant-bedrijf noodzakelijk is, is onder meer afhankelijk van het gebruik van klantportalen. O.a. bij Client-Online wordt de toegang tot de Cliënt door een Cliëntgebruiker geregeld door de contactpersoon registratie in AuditCase. Dit is toegelicht in dit support document: Klantregistratie koppeling met PinkWeb

Een andere goede reden om bij iedere klant-bedrijf de persoon als contactpersoon aan te maken is dat het kantoor communiceert (mail, telefoon, brieven) met dat bedrijf en de correspondentie in het klantdossier van die klant wil hebben èn de communicatie wil richten aan de juiste persoon gebruikmakend van de (directe) telefoonnummers, e-mail adressen en fysieke adressen die bij die klant horen.

 

Koppelen aan hoofd(contact)persoon

Nu kent AuditCase een functie om de privé gegevens van een persoon over heel AuditCase heen synchroon te houden. Hiermee wordt dus bereikt dat onder andere de naamgegevens, het privé woon- en correspondentieadres, het privé e-mail adres en het privé mobiele nummer gelijk gehouden worden. 

Deze functie heet "Koppelen aan hoofd(contact)persoon".

Hiermee wordt binnen een AuditCase één registratie het 'hoofd' gemaakt voor de vastlegging van de privé gegevens en de overige registraties aan deze 'hoofd' volgen. Dus de wijziging van het privé correspondentieadres zal automatisch verwerkt worden naar de 'volgers'. 
Hiermee wordt heel veel dubbel werk voorkomen. 

Daarnaast heeft het koppelen van een contactpersoon aan een 'hoofd' nog een zeer belangrijke functie in de koppeling van de klanten met PinkWeb (zie supportartikel dat hierboven reeds vermeld is).

 

Het vastleggen van deze koppeling gaat als volgt:

  1. Bepaal welke registratie het 'hoofd' moet gaan worden.
    Het heeft de sterke voorkeur om de Klant-Persoon het 'hoofd' te laten zijn. Dit is de meest logische en best te volgen werkwijze. In principe is het ook mogelijk een contactpersoon het 'hoofd' te laten zijn, maar we adviseren dit uitsluitend toe te passen indien er geen Klant-Persoon aan te wijzen is als 'Hoofd'.
  2. Open de contactpersoonkaart die 'volger' moet gaan worden. Laat de contactpersoonkaart in lees-modus staan en kies onder de acties knop voor "Koppelen aan hoofd(contact)persoon"
  3. Zoek de vooraf bepaalde 'hoofd'. Dit gaat het eenvoudigst op klantnummer.
  4. Sluit de vastlegging af door "Verder" te klikken.

 

Schematisch weergegeven:

 

 

Na de registratie zal de 'volger' in de titel laten zien dat deze gekoppeld is aan een 'hoofd' en zal de 'hoofd' laten zien dat het een 'hoofd' is.

N.B. zoals veel verwerkingen in AuditCase is er ook een vertraging in het zichtbaar worden bij het 'hoofd' dat het een 'hoofd' is geworden. Dit proces wordt door AuditCase op de achtergrond afgemaakt.

 

Nadat een verbinding tussen 'volger' en zijn 'hoofd' gelegd is, zijn de privé gegevens die in de synchronisatie zijn opgenomen, niet meer te bewerken in de 'volger'.

 

Bij een 'hoofd' en een 'volger' zijn onder de Acties knop extra functie beschikbaar gemaakt die bij 'normale' registraties niet zichtbaar zijn.

Bij het 'hoofd' is het mogelijk te navigeren naar zijn 'volgers' en bij de 'volgers' is het mogelijk naar het 'hoofd' te springen of de synchronisatiekoppeling te beëindigen.

 

 

Tip

Een tip voor het snel aanmaken van een gekoppelde contactpersoon (een 'volger' dus):

  1. Maak een contactpersoon aan bij de klant waar deze moet komen. Vul de verplichte velden met een x (of een andere eenvoudig teken)
  2. Sla de contactpersoon op
  3. Klik Acties -> Koppel aan hoofd(contact)persoon
  4. Kies de gewenste hoofd en klik de "Verder" knop.

De privé gegevens van het gekozen 'hoofd' worden direct overgenomen in de 'volger' en de contactpersoon registratie kan worden afgemaakt.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk