Nieuwe gebruikers toevoegen aan AuditCase

Een nieuwe medewerker die bij het kantoor verwelkomt wordt, moet in diverse systemen aangemaakt worden zodat de medewerker alles kan doen wat van hem of haar verwacht wordt. AuditCase is daarin geen uitzondering. Toch gebeurd het doorgaans niet zo vaak dat het een vanzelfsprekende set van handelingen is.

 

Dit artikel is bedoeld als handleiding wat te doen om een gebruiker aan te maken in AuditCase.
Het artikel is geldig vanaf versie 8.6. Aangezien aan de functionaliteit nog ontwikkeld wordt, kunnen er per versie klein verschillen in de layout en functionaliteit optreden.

 

Voordat gestart wordt met het aanmaken van de gebruiker is het goed om alvast de volgende gegevens van de nieuwe gebruiker te verzamelen.

  • Personeelsnummer
  • Voornaam
  • Initialen
  • Voorvoegsels (van, vande etc)
  • Naam
  • E-mail adres
  • Inlognaam op het e-mail systeem (het wachtwoord op de e-mail willen wij niet weten!)
  • Welke rechten. Die kan het eenvoudigst aangegeven worden door een naam door te geven van iemand die dezelfde rechten heeft als de nieuwe medewerker moet krijgen.

 

 

Stap 1: de basis registratie van de nieuwe gebruiker 

A. Open de module Beheer via het menu icon (de blokjes) links boven, kies dan voor AuditCase en vervolgens Beheer

 

 

 

B. Maak een nieuwe gebruiker aan via de Acties knop

 

 

 

C. Een invoerformulier wordt getoond waarin de basis gegevens van de nieuw aan te maken gebruiker ingevoerd kunnen worden.

 

 Toelichting op de getoonde velden:

  • Personeelsnummer: het nummer dat deze medewerker in AuditCase krijgt. Dit is noodzakelijk bij imports van klanten.
  • Initialen: de initialen van de nieuwe gebruiker
  • Voornaam: de voornaam/roepnaam van de nieuwe gebruiker (*)
  • Voorvoegsel: het voorvoegsel bij de achternaam. Bijvoorbeeld "van".
  • Familienaam: de achternaam van de nieuwe gebruiker (*). Dit is de naam die in AuditCase uitgaande correspondentie gebruikt zal gaan worden.
  • Wachtwoord eerste keer: het wachtwoord dat de gebruiker de eerste keer moet opgeven. Schrijf dit zelf goed op, want na aanmaken van de gebruiker is dit niet meer te zien.
  • Mail: het zakelijke e-mail adres van de nieuwe gebruiker
  • Extra inlognaam: geeft hier een alternatieve inlognaam op. Ons advies is hier ook het zakelijk e-mailadres op te nemen. 
    N.B. de standaard inlognaam is: voornaam + achternaam/naam van de organisatie/domein AuditCase. In dit voorbeeld zal het worden "Alwin Bakker/Test/ChangeToComm"
  • Gebruik de instellingen van: geef hier een bestaande gebruiker op wiens autorisatie en 'rol' gelijk is met die van de nieuwe gebruiker. Indien er niet zo'n bestaande gebruiker is, dan kan een gebruiker gekozen worden die er het dichtst bij komt, waarna een ticket voor Change to Comm aangemaakt kan worden om de autorisatie aan te scherpen.

 

Na het kiezen van een gebruiker bij "Gebruik de instellingen van" worden de gegevens van deze gebruiker getoond, waardoor het mogelijk wordt voor de nieuwe gebruiker de instellingen te wijzigen.

Toelichting op de getoonde velden:

  • Organisatie: naam van de organisatie waar de gebruiker onder valt.
  • Kantoor: welk kantoor hoort deze gebruiker bij.
  • Autorisatie toegang: door middel van de autorisatie kan aangegeven worden welke rechten de gebruiker krijgt en tot welk gedeeltes van AuditCase de gebruiker toegang verschaft wordt. 
  • Groep: onder welke groep valt de gebruiker.
  • Functie: welke functie heeft de gebruikers in de organisatie. Deze functie zal gebruikt worden bij het aanmaken van brieven.
  • Onderste keuzelijsten: door 1 van deze velden op 'ja' geeft u aan dat de gebruiker bij die velden beschikbaar mag zijn bij de klant. 

 

Tot slot is het nog mogelijk de 'rollen' aan te geven die de nieuwe gebruiker binnen AuditCase gaat invullen. Dit betreft voornamelijk het verschijnen in keuzelijsten bijvoorbeeld op de klantkaart in het tabblad "Medewerkers"

Als het aanmaken gelukt is, zal AuditCase dit terugmelden.

 

 

Stap 2: completeren van de nieuwe gebruiker registratie

Nadat de basis registratie van de gebruiker gereed is, kan deze aangevuld moeten worden om een goed en volledig werkende omgeving voor de nieuwe gebruiker te creëren.

 

Ververs de weergave in de Beheer module als de nieuwe gebruiker daarin nog niet zichtbaar is.
Open de registratie van de gebruiker.

 

A. [Optioneel] Vul de gegevens aan op het tabblad Persoonsgegevens

 

B. [Optioneel] Vul de gegevens op het tabblad e-mail configuratie

Alleen indien gebruik gemaakt wordt van het tabblad "e-mail" in AuditCase geldt onderstaande. Het tabblad "e-mail" is vervangen door de Outlook invoegtoepassing. Indien uw organisatie de outlook invoegtoepassing gebruikt, zal in de meeste gevallen het tabblad "e-mail" uitgeschakeld zijn.

Voor het vullen van het tabblad "e-mail configuratie", neemt u het beste contact op met Change to Comm.  


C. [Optioneel] maak een extra ondertekeningsprofiel aan

Iedere gebruiker krijgt automatisch een ondertekeningsprofiel, maar het is mogelijk een extra profiel aan te maken. 

Dit kan gedaan worden door het Persoonlijk profiel te Bewaren en dan via de Acties knop een ondertekeningsprofiel aan te maken.
Voor meer informatie over e-mail profielen: E-mail profiel

 

D. [optioneel] upload een foto van de nieuwe medewerker, zodat dit getoond kan worden als de persoonlijke gegevens worden bekeken.

 

Meest voorkomende vragen:

De zojuist aangemaakte gebruiker met een IBM Notes mailbox kan ik niet kiezen.

Na het aanmaken van een gebruiker in het NAB van de server is het nodig om deze wijziging door middel van een verversing kenbaar te maken in de server. Binnen het NAB van de server drukt u op CTRL+SHIFT+F9 om deze verversing te starten.

 

In het Artikel: Persoonlijk profiel staat onder het kopje 'acties knop' beschreven hoe de gebruiker zijn Outlook wachtwoord kan instellen in AuditCase. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk