Nieuwe gebruikers toevoegen aan AuditCase

Een nieuwe medewerker die bij het kantoor verwelkomt wordt, moet in diverse systemen aangemaakt worden zodat de medewerker alles kan doen wat van hem of haar verwacht wordt. AuditCase is daarin geen uitzondering. Toch gebeurd het doorgaans niet zo vaak dat het een vanzelfsprekende set van handelingen is.

 

Dit artikel is bedoeld als handleiding wat te doen om een gebruiker aan te maken in AuditCase.
Het artikel is geldig vanaf versie 8.6. Aangezien aan de functionaliteit nog ontwikkeld wordt, kunnen er per versie klein verschillen in de layout en functionaliteit optreden.

 

Voordat gestart wordt met het aanmaken van de gebruiker is het goed om alvast de volgende gegevens van de nieuwe gebruiker te verzamelen.

  • Personeelsnummer
  • Voornaam
  • Initialen
  • Voorvoegsels (van, vande etc)
  • Naam
  • E-mail adres
  • Inlognaam op het e-mail systeem (het wachtwoord op de e-mail willen wij niet weten!)
  • Welke rechten. Die kan het eenvoudigst aangegeven worden door een naam door te geven van iemand die dezelfde rechten heeft als de nieuwe medewerker moet krijgen.

 

 

Stap 1: de basis registratie van de nieuwe gebruiker 

A. Open de module Beheer via het menu icon (de blokjes) links boven, kies dan voor AuditCase en vervolgens Beheer

 

 

 

B. Maak een nieuwe gebruiker aan via de Acties knop

 

 

 

C. Een invoerformulier wordt getoond waarin de basis gegevens van de nieuw aan te maken gebruiker ingevoerd kunnen worden.

 

 Toelichting op de getoonde velden:

  • Voornaam: de voornaam/roepnaam van de nieuwe gebruiker (*)
  • Achternaam: de achternaam van de nieuwe gebruiker (*). Dit is de naam die in AuditCase uitgaande correspondentie gebruikt zal gaan worden.
  • Initialen: de initialen van de nieuwe gebruiker
  • Wachtwoord eerste keer: het wachtwoord dat de gebruiker de eerste keer moet opgeven. Schrijf dit zelf goed op, want na aanmaken van de gebruiker is dit niet meer te zien.
  • Mail: het zakelijke e-mail adres van de nieuwe gebruiker
  • Extra inlognaam: geeft hier een alternatieve inlognaam op. Ons advies is hier ook het zakelijk e-mailadres op te nemen. 
    N.B. de standaard inlognaam is: voornaam + achternaam/naam van de organisatie/domein AuditCase. In dit voorbeeld zal het worden "Alwin Bakker/Test/ChangeToComm"
  • Neem autorisatie, functies en kantoor over van: geef hier een bestaande gebruiker op wiens autorisatie en 'rol' gelijk is met die van de nieuwe gebruiker. Indien er niet zo'n bestaande gebruiker is, dan kan een gebruiker gekozen worden die er het dichtst bij komt, waarna een ticket voor Change to Comm aangemaakt kan worden om de autorisatie aan te scherpen.

(*) in dit formulier ontbreek het veld Voorvoegsel. Om sortering zo goed mogelijk te laten lopen adviseren wij eventuele voorvoegsels achter de Voornaam op te nemen.

 

Let op; vanaf versie 9.0 zijn er nog extra velden die aangepast kunnen worden. 

vanaf_versie_9.0.png

Toelichting op de getoonde velden:

  • Organisatie: naam van de organisatie waar de gebruiker onder valt.
  • Kantoor: welk kantoor hoort deze gebruiker bij.
  • Groep: onder welke groep valt de gebruiker.
  • Autorisatie toegang: door middel van de autorisatie kan aangegeven worden welke rechten de gebruiker krijgt en tot welk gedeeltes van AuditCase de gebruiker toegang verschaft wordt. 
  • Onderste keuzelijsten: door 1 van deze velden op 'ja' geeft u aan dat de gebruiker bij die velden beschikbaar mag zijn bij de klant. 

 

Als het aanmaken gelukt is, zal AuditCase dit terugmelden.

 

 

Stap 2: completeren van de nieuwe gebruiker registratie

Nadat de basis registratie van de gebruiker gereed is, zal deze aangevuld moeten worden om een goed en volledig werkende omgeving voor de nieuwe gebruiker te creëren.

 

Ververs de weergave in de Beheer module als de nieuwe gebruiker daarin nog niet zichtbaar is.
Open de registratie van de gebruiker.

 

A. Vul de gegevens aan op het tabblad Persoonsgegevens

Op het tabblad Persoonsgegevens staan een aantal instellingen die voor de nieuwe gebruiker gebruikt worden in o.a. uitgaande correspondentie (het blokje Algemeen) en die de gebruiker terug laat komen in lijstjes van medewerkers, veelal in de module Relatie (het blokje Organisatie)
N.B. dit zijn gegevens die in de voorgaande versies op de documenten Persoonlijk Algemeen en Arbeidscontract stonden).

 

 

Toelichting:

  • vul hier het gewenste personeelsnummer in
  • op dit document kunnen de voornaam en voorvoegsel gesplitst worden.

 

B. Vul de gegevens op het tabblad e-mail configuratie

Op het tabblad e-mail configuratie staan de gegevens die noodzakelijk zijn om AuditCase toegang te geven tot de Exchange / Office 365 mailbox van de nieuwe gebruiker.

Zonder deze gegevens Kan AuditCase geen e-mail ophalen.
N.B. dit zijn gegevens die voorheen in de module Exchange mail naar dossier stonden.

 

Indien gebruik gemaakt wordt van een andere mail omgeving kan het zijn dat dit tabblad niet gevuld hoeft te worden. Overleg in deze situatie met Change to Comm als dit niet duidelijk is.

 

e-mail_configuratie.png

 

N.B. Bovenstaand voorbeeld geeft de normale configuratie weer voor een Office 365. 


C. maak een e-mail profiel aan

Het is verstandig een default e-mail profiel aan te maken voor de nieuwe gebruiker.

Dit kan gedaan worden door het Gebruikersprofiel te Bewaren en dan via de Acties knop een e-mail profiel aan te maken.
Voor meer informatie over e-mail profielen: E-mail profiel

 

D. optioneel: upload een foto van de nieuwe medewerker, zodat dit getoond kan worden als de persoonlijke gegevens worden bekeken.

 

Meest voorkomende vragen:

E-mail tabblad is niet zichtbaar.

Na het aanmaken kan het zijn dat het e-mail tabblad nog niet zichtbaar is wanneer de gebruiker in logt. Dit is meestal op te lossen door het Outlook wachtwoord in te stellen in AuditCase. Hierna kunt u nog klikken op Ctr+F5 en de browser opnieuw opstarten om er zeker van te zijn dat het tabblad zichtbaar wordt. 

 

De zojuist aangemaakte gebruiker met een IBM Notes mailbox kan ik niet kiezen.

Na het aanmaken van een gebruiker in het NAB van de server is het nodig om deze wijziging door middel van een verversing kenbaar te maken in de server. Binnen het NAB van de server drukt u op CTRL+SHIFT+F9 om deze verversing te starten.

 

In het Artikel: Persoonlijk profiel staat onder het kopje 'acties knop' beschreven hoe de gebruiker zijn Outlook wachtwoord kan instellen in AuditCase. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk