Nieuwe functionaliteit in versie 8.0

In versie 8.0 komt er een grote wijziging mee waar we de laatste paar maanden hard aan gewerkt hebben. We hebben één van de meest gebruikte functies in AuditCase vanaf de tekentafel opnieuw ontworpen en vervolgens gebouwd met inachtneming van een groot aantal wensen van onze klanten.

 

Aanmaken uitgaande correspondentie

Het aanmaken van uitgaande correspondentie is veranderd. Alles dat nodig is om in te voeren alvorens het document gemaakt kan worden wordt nu in één scherm weergegeven. Er zijn geen vorige en volgende knoppen meer. Elke stap begint met een leeg rond vakje  (Sjabloon) en alle stappen die volledig zijn ingevuld worden aangeduid met een groen vinkje 

 

In de eerste stap is het kiezen van een sjabloon veranderd. Sjablonen zijn onderverdeeld in categorieën en er wordt per sjabloon meer informatie weergeven (bijvoorbeeld opmerkingen). Ook kan een sjabloon eerst 'opengeklapt' worden.

 

Het kiezen van een sjabloon werkt door op de omschrijving te klikken van de sjabloon. 

 

Favoriete sjablonen

Veel gebruikte sjablonen kunnen als 'favoriet' aangemerkt worden. Afhankelijk van de actie die uitgevoerd wordt (post aanmaken, e-mail aanmaken) kan de gebruiker elk sjabloon als favoriet aanmerken door het sterretje aan te klikken. De favorieten worden elke daarop volgende keer in een keuze lijstje weergegeven boven de lijst met sjablonen.

 

 

De gebruiker kan maximaal 5 favoriete sjablonen opgeven. Het weghalen van een favoriete sjabloon is mogelijk door in de weergave opnieuw op het gele favoriete icoon te klikken.

 

 

 

Nadat een sjabloon is gekozen wordt automatisch de eerst volgende stap geopend die ingevuld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld de selectie van de dossierstructuur zijn. Zodra die gekozen is zal ook deze stap een groen vinkje  krijgen.  

 

Tijdens deze stap kunnen er ook alvast 'labels' toegewezen worden en eventuele extra dossiers gekozen worden. 

 

 

 

Elke stap, ook met een groen vinkje  , kan opnieuw worden aangeklikt. Alles onder deze stap kan nog worden aangepast. Zodra alle stappen ingevuld zijn wordt automatisch de knop "Aanmaken" zichtbaar.

Kies "Aanmaken" om het document (of e-mail) aan te maken.

 

 

 

 

Wat opvalt is dat in dit scherm geen Office document of e-mail getypt kan worden. Deze functionaliteit is technisch en zichtbaar verplaatst naar de plek waar het document uiteindelijk wordt opgeslagen. Voor een poststuk of e-mail zal dit het postboek zijn, maar voor een dossier document zal dit het dossier zelf zijn.

 

Als de gebruiker drukt op "Aanmaken" dan wordt er een document gemaakt in wijzig modus gezet. Als er een Office document aangemaakt moet worden dan zal automatisch Microsoft Office openen. Pas zodra de gebruiker klikt op 'bewaren' zal het nieuwe document pas zichtbaar worden.

 

Office sjabloon in uitgaande e-mail

 Een nieuwe functie is dat er in de sjablonen module ook een Office sjabloon kan worden toegevoegd aan uitgaande e-mail sjablonen. Ook het toevoegen van extra bestanden, zoals bijvoorbeeld een 'algemene voorwaarden.pdf' is nog steeds mogelijk. Na het aanmaken van een dergelijke e-mail wordt er een Office document gemaakt en kan ook direct de mail getypt worden.

 

Een voordeel is dat de functie converteer naar e-mail niet meer telkens gebruikt hoeft te worden om een poststuk digitaal per e-mail te versturen. Dit kan nu in één keer, met minder handelingen gedaan worden.

 

 

 

Documenten annuleren

Als na het aanmaken van een document op de knop "annuleren" wordt geklikt, dan is het document niet opgeslagen. Het is ook niet zichtbaar, dus het annuleren op dit moment stopt het hele proces. Nadat een document één keer succesvol is bewaard door een gebruiker, werkt de annuleren knop zoals alle andere knoppen; het document staat daarna niet meer in wijzig modus.

 

Antwoorden/doorsturen van e-mail in dossier

Een e-mail antwoord versturen is ook veranderd. Deze functie werkt hetzelfde als correspondentie aanmaken. Indien gebruiker een standaard e-mail sjabloon in het gebruikers profiel heeft gedefinieerd dan zal deze hier automatisch worden geselecteerd.

 

          

  

 

Converteren naar e-mail

Zoals eerder aangegeven is het nu makkelijker gemaakt om e-mails te maken waarin ook direct een Office document in wordt aangemaakt. Deze actie is echter nog steeds beschikbaar maar is wel aangepast en er zijn veel verbeteringen in toegevoegd.

 

 

Deze actie doorloopt ook het nieuwe scherm zoals hierboven, maar dan met minder opties. De grootste wijziging is hier dat er een keuze is toegevoegd voor een e-mail sjabloon en ondertekening. Hierdoor kan er een volwaardige e-mail gemaakt worden.

 

In de vorige versies werd het 'oude' document gemarkeerd voor verwijderen en kwam er een nieuwe e-mail voor terug. Deze actie converteert nu hetzelfde document waardoor het een stuk minder verwarrend werkt en eventuele notificaties die wijzen naar dit document gewoon blijven werken.

  

Antwoorden & doorsturen van e-mail (in e-mail tabblad)

In de startpagina zijn de acties om e-mail vanuit de persoonlijke inbox te beantwoorden aangepakt. Deze acties doorlopen ook het nieuwe scherm en wijken verder niet af van het antwoorden op e-mail vanuit een dossierstuk.

 

Nieuw is hier dat ook het standaard e-mail sjabloon automatisch wordt geselecteerd indien dit in het persoonlijk profiel is opgenomen.

 

 

 Archiveren van e-mail(s) (in e-mail tabblad)

Ook het archiveren van e-mail vanuit het e-mail tabblad is veranderd. Deze actie doorloopt het nieuwe scherm en alleen specifieke stappen voor het archiveren van e-mail worden hier weergegeven.

 

 

Overige nieuwe functies en verbeteringen

Verder zijn er wat extra nieuwe mogelijkheden en verbeteringen, welke ook apart in de release notes worden genoemd maar met dit onderdeel van AuditCase te maken hebben: 

  • Kiezen welke bijlagen worden bijgevoegd bij het versturen van e-mail (dus wel PDF maar niet het bron (Word) document versturen) (13300)
  • Mogelijkheid om de bestandsnaam te configureren van de bestandsnaam in de sjablonen, zodat naast de standaard (ATT + tijdcomponent + extensie) ook vaste namen of variabelen kunnen worden gebruikt (13299)
  • Aanpassingen en verbeteringen in de sjablonen module (17630) 

Voor meer informatie over deze wijzigingen in 8.0, zie hiervoor onze release notes

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk