Link sturen naar collega

In AuditCase zit een zeer handige functie om collega's te wijzen op een document. 

Dat document in AuditCase kan een klantkaart of een contactpersoon registratie zijn, maar ook een uitgaand correspondentiestuk of een dossierstuk. 

 

De functie heet Link sturen naar collega en verstuurd een mail naar de collega of collegae met daarin een "klik hier" linkje naar het desbetreffende AuditCase document. 

Dit voorkomt het rondsturen van Word en Excel documenten of grote PDF bestanden via de mail, waardoor mailboxen kunnen vollopen en uiteindelijk niemand meer weet welke versie van het bestand de laatste en juiste is.

 

De functie Link sturen naar collega zit op alle AuditCase documenten en is te bereiken via de Acties knop op het AuditCase document.

 

Na het starten van de actie wordt een scherm getoond waarin kan worden aangegeven welke collega of collega's de link moeten ontvangen. Het is dus mogelijk om hier meerdere interne medewerkers te kiezen. 

N.B. het is dus niet mogelijk hier klanten of klantcontactpersonen te kiezen!

 

Tevens is het mogelijk een toelichting mee te sturen.

 

Na het klikken van de knop "Verder" wordt de link verstuurd.

 

 

N.B. het versturen van de link wordt nergens vastgelegd, dus het is achteraf niet meer terug te vinden. Indien gewenst is hiervan zelf een historie bij te houden, kan dit gerealiseerd worden door in het veld "Ontvangers" altijd jezelf toe te voegen. 

 

 

Veel gestelde vraag:

  • Mijn collega staat niet tussen de 'ontvangers' wat nu?

 

Wanneer u de collega waar u de link naartoe wilt sturen niet kunt selecteren in het veld 'ontvangers' komt dit meestal doordat uw collega niet de juiste rechten heeft.

 

Wanneer er bijvoorbeeld bij Jan een poststuk 'ter goedkeuring' ligt, dan heeft het poststuk de status: 'ter goedkeuring'. Nu mogen alleen de mensen die er iets mee te maken hebben dit poststuk inzien (dit zijn meestal alleen Jan zelf en het secretariaat). 

 

Wanneer de collega met wie u dit stuk wilt delen wordt toegevoegd aan het stuk als 'extra lezer' is het meestal wel mogelijk om de link met uw collega te delen.  

 

Ook wanneer het stuk in het dossier komt kunt u de link meestal wel met de collega delen. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk