E-mail archiveren naar AuditCase

Vanaf versie 7.3 leveren we een versie van de AuditCase Outlook invoegtoepassing. Dit is een invoegtoepassing voor Outlook waarmee e-mail naar AuditCase gearchiveerd kan worden, maar dan binnen Outlook. De invoegtoepassing werkt op zowel in web versie van Outlook als in de Outlook Desktop client.

 

Met de invoegtoepassing kan er vanuit Outlook (Windows of webclient) zodra één e-mail geselecteerd wordt, de e-mail inclusief bijlagen gearchiveerd worden naar AuditCase.

 

Archiveren van mail vanuit Outlook 

 

De knop in Outlook 2016 desktop applicatie

De knop in de web versie van Outlook (2016)

 

 

E-mail archiveren

 


Door een e-mail te selecteren kan de invoegtoepassing gestart worden. Dit werkt op maximaal één e-mail tegelijk. 

 

Inloggen 

 

Na installatie door (systeem)beheer zal de invoegtoepassing éénmalig om uw inloggegevens vragen om in te loggen in AuditCase. Dit blijft bewaard zolang de internet cache van Internet Explorer niet wordt verwijderd.
Druk na het invullen van de inloggegevens op Opslaan.

De inlog gegevens worden opgeslagen per computer / applicatie. Dit betekent dat de inlog gegevens in Outlook (desktop applicatie) en Outlook web apart ingevoerd dienen te worden. Ook als de gebruiker wisselt van browser voor Outlook web dan moeten de inlog gegevens opnieuw ingevoerd worden.

 

 

 

Kies de klant (dossier)


Nadat de inlog gegevens zijn opgegeven komt u in het scherm om een klant te kiezen. Op basis van de geselecteerde e-mail worden suggesties getoond en de laatst bekeken klanten zijn kiesbaar.


In het bovenste veld is het mogelijk om naar klanten te zoeken in AuditCase te zoeken. De knop instellingen gaat naar de inloggegevens pagina.

 

 

 

Kies de dossierlokatie


Als er een klant gekozen is dan kan er in het volgende scherm een dossierstructuur gekozen worden en het onderwerp van de e-mail kan worden aangepast.

 

Wijzigen eerdere keuzen en wijzigen Onderwerp


Telkens als er een selectie wordt gedaan is het mogelijk om dit te wijzigen. In het plaatje hieronder kan er bijvoorbeeld op het onderwerp van de mail "Advies klant" geklikt worden om het onderwerp van de mail zoals dat in het klantdossier komt te staan, aan te passen. Het klikken op "Algemene adviezen" zorgt ervoor dat opnieuw een keuze voor het derde niveau van de dossierlokatie gemaakt kan worden.


 

Archiveren

 

Als er een volledige keuze is gemaakt, wordt de knop 'E-mail archiveren' zichtbaar:

Na het archiveren komt er een melding of het archiveren gelukt is. In deze pagina is het mogelijk om het gearchiveerde mail direct te openen in AuditCase door op de link te klikken in het kader 'Gearchiveerd in'.

 

Na het archiveren

 

Wanneer er een bijlage in de e-mail zit dan wordt ook de knop "Bijlage(n) archiveren" zichtbaar en is het mogelijk om niet de gehele e-mail, maar alleen de bijlage op te slaan als nieuw dossierstuk.

Dit gegeven wordt opgeslagen in de e-mail in Outlook. De volgende keer dat deze e-mail wordt geopend, zal deze pagina weer zichtbaar zijn en kan er direct naar het stuk in het dossier doorgeklikt worden.


Het is mogelijk om dezelfde mail nogmaals in hetzelfde of in een ander klantdossier op te slaan.

 

Gearchiveerde e-mail in AuditCase

 

Van gearchiveerde e-mail in AuditCase kan de inhoud niet gewijzigd worden. Ook de bijlage die bij de e-mail zitten kunnen niet verwijderd worden na dat de e-mail gearchiveerd is. 

 

 

Zie ook

Artikel: Bekende beperkingen invoegtoepassing

Artikel: Installatie van de invoegtoepassing

Artikel: E-mail categorie toevoegen in Outlook

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Mogelijk gemaakt door Zendesk